浅谈行政事业单位档案管理的创新思路
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冥冥中注定浅谈行政事业单位档案管理的创新思路
★ 散旦其其格
行政事业单位在提供公共服务的运行过程中会大量的档案文
件，特别是在当前信息和数字社会环境下，传统的档案管理模式已经不适用当前的行政事业单位管理状态。因此，为了顺应社会的发展趋势，为了鼓励档案管理人员积极参与单位管理工作，需要及时创新行政事业单位档案管理工作，为我国行政事业单位的发展奠定良好的基础。
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一、加强行政事业单位档案管理质量和创新的重要意义
档案管理是一个基本的工作环节，可以汇总和组织各个部门和单位的基本信息，反映国家的经济发展状况和社会发展水平，为今后政府工作的信息传递和数据处理提供有效地保护。首先，实现档案科学管理
是信息社会发展的必然要求。随着中国社会的不断发展，传统的文件管理工作方法已无法有效处理需要记录和整理的过多的档案信息，无法适应快速发展的经济节奏发展要求。因此，加强行政事业单位档案管理质量和创新，有利于不断创新和提高档案文件管理水平。其次，提高档案管理质量是行政机关正常工作的有效保证。有效的档案管理包含了该部门过去一段时间的发展历史，是真实工作情况的有效记录。通过查阅档案，可以帮助了解该行政事业单位的基本情况。最后，我们可以在档案馆中到优秀的人才，有利于充分发挥这些人才的价值，从而提高人才选拔的效率。
二、档案管理的特点
随着社会实践的发展，档案数据越来越多，对档案数据的录入、更新、搜索、检索也越来越困难。很多数据之间的联系越来越紧密，这就给档案的管理和服务工作带来了难题，也对数据的管理方式提出了更高要求。传统的一对一档案录入和输出的管理模式，不仅管理效率不高，而且加大了管理者的操作压力，降低档案服务社会的工作性质。信息化时代对档案管理工作提出了更高挑战，要求对档案管理优化升级，不断实现对海量数据进行科学收集、整理和分析，从而得到更加有效的管理。利用大数据开展档案管理，帮助档案管理通过服务工作面向未来，及时更新发展信息，不断提高档案管理工作的效率。
三、做好行政事业单位档案管理工作创新的主要思路
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（一）完善行政事业单位档案信息管理系统
要建立完善的行政事业单位档案信息管理系统，要认识到档案管理在管理理念上的弊端，只有这样，我们才能采取根本性的措施来建立完善的信息系统管理系统来满足行政事业单位发展的需求。此外，档案部门收集了机构的各种零散信息，并记录了单位内各部门的运行状况，为单位领导的各项决策提供了可靠的依据。
（二）建立行政事业单位电子档案管理
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电子档案的出现是从传统档案管理方式到现代管理方式的巨大转变。以往都是采用纸质化的方式对档案信息进行录入、提取和管理，相对来说限制了档案管理工作的管理效率和服务功能。同时，纸质版的相对保存难度大。首先，电子档案能够缩小纸质版档案信息的储存空间，减少了纸质版人工管理的压力。其次，电子档案相较于纸质版档案更具有保密性。通过设定密码来进行安全管理，不容易泄露档案被管理者的个人信息。最后，电子档案具有快速查和提取信息的特征。可以提高档案管理的利用率，提高档案管理的服务性能。
（三）建立优化档案信息检索系统
档案信息管理最大的目标是方便人们在必要时实现对档案信息进行提取和使用，因而档案管理数据的
检索和提取就显得尤为重电子档案馆是在提高数据管理能力。因为电子文件可以存储大量文件信息。利用现代计算机管理技术建立电子档案提高了档案数据管理的效率和安全性，相对来说也减轻了档案管理工作人员的工作压力。电子档案可以储存广泛的档案信息，需要管理的数据总量也就非常庞大，需要建立信息检索系统实现对档案信息的管理和查询。信息检索系统在信息录入初期需要对数据进行索引编注，可能比较麻烦，但是后期利用标注分门别类进行检索和提取时，我们就能发现检索系统的优势。利用档案信息检索系统可以实现系统内部档案信息得井井有条，帮助档案管理人员快速到相关档案信息，提高工作效率，提高服务工作的质量。
（四）进一步实现行政事业单位档案管理的安全性
在当前信息化背景下，有必要提高档案管理人员的信息安全素质。由于行政事业单位档案管理工作的特殊性，信息安全的质量对行政事业单位档案管理也提出了更高的要求。只有重视档案信息建设，才能实现事业单位内部的档案管理的创新。
（五）加大对档案管理人员的培训
近年来，档案管理的重要性正在凸显，社会对档案管理人才的需求也在增多。目前，已经有很多高校建立了档案管理专业专门进行档案管理人才的培养。在实际工作中，档案管理部门需要加大引进人才的力度，吸引具有专业资格的档案管理人才参加档案管理。同时，档案管理部门要积极组织有关培训
活动和课程，提高管理人员的专业素质和水平。要继续鼓励支持管理人员进行自我教育、自我提升。档案管理工作本身是一项服务工作，档案管理人员的服务意识和专业素质在档案管理过程同等重要。
结束语
清朝的历代帝王加强对行政事业单位的档案管理对当前行政事业档案管理具有重要意义。利用大数据对档案管理进行数据收集和统计分析是提高档案管理效率的重要方式。需要加大对档案管理人才和大数据技术人才的引进和培养，对于现有员工，有必要加大培训力度，以帮助员工奠定坚实的基础并不断提高技能。同时，要主注意大数据管理数据的安全保护，防止档案资料被黑客窃取和破坏，充分发挥档案管理在行政事业单位中的作用。
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[4]陆洁.浅析行政事业单位档案管理的创新路径[J].办公室业务，2019（06）：145.
（作者单位：兴安盟科右前旗人民政府办公室）

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