丹阳市公共资源交易档案电子化工作新探
丹阳市公共资源交易中心（以下简称“中心”）自2016年实施改革以来，依托全省“一张网”（一个网站入口，一个运转平台）扎实推进“互联网+公共资源”服务，建成了公开、高效、透明的公共资源交易市场。随着交易数据量急剧增加，收集、管理、保存这些数据都需要借助电子化手段，因此公共资源交易档案电子化成为必然趋势。公共资源交易档案管理电子化不仅可以有效缓解交易中心长期存在的档案库房不足的压力，破解纸质档案占用空间、不易长时间保存、调阅不便等诸多难题，还能为市场主体提供更加公开、透明、快捷的信息服务，为政府监管提供数据支撑。
一、丹阳市公共资源交易中心档案管理现状
作为苏南地区县级市基层事业单位，中心承接当地所有公共资源项目交易，其在公共资源交易领域档案管理存在的突出问题具有代表性和典型性，值得关注和研究。
1.档案管理理念落后，对现代化认识不足
信息化是档案管理现代化的关键。传统档案管理重收藏轻利用，已不能满足公共资源交易事
业的发展需求。然而，中心档案
工作者当前依然花费大量的时间
在纸质档案管理上，电子文件存
储、检索和利用能力非常薄弱；档
案工作者仅仅停留在计算机技术
或数据通信技术的简单使用，对
信息技术下档案管理的系统性了
解不够；部分档案干部囿于传统
档案管理观念，对档案电子化缺
乏重视，认为数字档案离自己很
远，或者认为档案电子化是技术
部门的责任，档案管理者不需要
过度参与。这些均制约着档案管
理的创新和发展。
2.纸质档案数量激增，档案库
房紧张并存在安全隐患
中心于2012年搬迁至新大楼如果 金泰妍
办公，由于当时对档案室规划不合
理，考虑不充分，预留的档案室面
积不足100平方米。随着当地经
济发展，公共资源交易数量增多，
交易档案数量激增，导致档案库房
严重不足。同时，库房承重也存在
较大的安全隐患。加快推进档案
电子化建设，建设数字档案室迫在
眉睫。
3.信息化体系不完善，难以满
足档案利用需求
虽然中心从市档案局统一购
置了硬件和软件设备，但软件利用
率较低，更新缓慢，档案资源仍以
实体档案为主，纸质档案数字化加
工和电子文件归档工作进展缓慢。
当前电子化档案查询系统正在推
进中，但基础数据库、档案利用平
台、档案信息发布平台等信息化体
系建设滞后，档案利用效率低，功
能单一，远远不能满足社会对档案
资源的利用需求。中心对周边已
经推行档案电子化的先进市、县考
察调研不够，学习和借鉴能力有待
提升。
4.档案管理人员多为兼职，档
案建设重复，资金投入量大
塔吊安全装置中心档案管理人员往往身兼
数职，缺少专职管理人员，兼职档
案管理员面对繁冗陈杂的档案工
作压力巨大。不仅如此，由于部分
纸质档案存储时间较长，为了改善
档案存储环境，避免安全威胁，中
心每年都必须投入大量人力和资
金来保存和整理备份档案，以防文
件损坏或丢失。据统计，2018年
至2020年，中心兼职档案管理员
由原来的1人增加到6人，几乎每
个业务科室都承担起部分档案管
理的职能；同时，在扩充和完善档
案库房、增加档案密集架及其他保
障设备、保存和整理备份档案支出
上增幅明显，2020年资金投入达
到前两年的3倍以上。
丹阳市公共资源交易档案电子化工作新探
章宁康
（丹阳市公共资源交易中心，江苏丹阳，212300）
二、档案电子化在基层公共资源交易领域应用的显著优势
1.归档方式更加便捷，库房紧张局面极大缓解。公共资源领域办公自动化系统已经广泛应用，建设工
程招投标和政府采购已实现统一线上平台操作，农村产权交易在全省率先实现“e融支付”，保证金收退也逐步完成由电子包涵代替银行包涵。这些“线上”交易数据和痕迹，产生了大量电子文件。为了不断提升工作质量、降低资源浪费，满足信息化发展需要，中心正大力推进电子文件归档工作。相比于传统档案归档模式，档案电子化可以通过对接前端业务系统，大大减轻档案人员归档工作量，通过科学管理和自动归档收集，促进工作效率显著提高。在创建过程中，通过对信息的验证和加密，保障电子档案的真实性和准确性，避免在传输和处理过程中出现差错，维护电子档案的法律地位。实现档案电子化后最显而易见的改变是节约了大量存储空间，极大缓解了库房紧张，同时消除了库房承重能力不足的安全隐患。
2.检索调阅更加便利，保存成本极大降低。电子档案通过计算机技术可以转换为统一格式，并对以前保存的文件进行读取，通过检索随时到所需文件。比如，甲方在主管部门许可下，凭借安全交易密码锁，可以登陆中心电子档案系统，方便快捷地调阅自己所要查询的交易项目，大大节约了时间。在保存方面，实体纸质档案被电子档案逐步取代，实现单套制管理，在节约成本的同时，还实现了环保。可以说，电子档案系统可以彻底解决传统纸质档案归档数量繁多、检索效率低、保存成本高等诸多难题，更加便于工作开展，更好地服务众。
3.保管形式更加严密，交易过
程公平公正。公共资源交易所涉
及的工程建设、政府采购、土地拍
卖、国土网挂、农村产权交易、镇
（街道）公共资源交易等项目都需
要利用档案信息进行科学处理，这
就要求中心在获取、保存和提取档
案信息方面更加科学和完善。电
子档案系统从项目进场、时间场地
安排、公告发布、标段信息、投标
报名、保证金缴纳、开标评标、中标
公示到保证金退还等一系列交易
流程，对项目交易资料和音频视频
资料按照项目进行分类，交易完成
后由系统自动生成、统一编号，自
动分类、统一存放，自动整理、统一
归档，并且与全省公共资源交易业
务系统无缝对接，支持系统用户在
线查询、精准查阅，达到对档案信
息全过程的高效管理，全面实现公
共资源交易过程全程留痕、永久记
录，为政府监管提供数据支撑，为
市场主体提供便捷服务，为本地区
营造更加公平公正的营商环境。
三、做好基层公共资源交易领
域档案电子化工作的建议
为了进一步规范电子档案管
理过程，提升电子档案管理科学
化、规范化、系统化水平，确保电
子档案真实、完整、可用与安全，
2017年12月15日，国家档案局印
发了《电子档案管理系统基本功能
规定》。该文件对各级国家综合档
案馆电子档案收集、整理、保存、利
用、鉴定与处置、统计、系统管理作
出了明确规定，对管理的核心要素
电子档案管理系统提出了规范化
要求，对“互联网+”背景下全面做
好基层公共资源交易领域档案电
子化工作有很强的指导作用。
1.积极参加档案信息化培训。
基层档案管理人员要积极参加各
有哪些好看的日本动漫
类档案信息化专业知识培训，不断
提升个人素质和创新能力；中心档
案负责人要对本单位的兼职档案
管理员进行定期培训和一对一指
导，及时传达上级精神，普及最新
技术。
2.大力推进电子档案查询软
件开发。推进公共资源交易档案
管理电子化离不开当地交易机构
的重视和推动，也离不开相关领域
信息化服务商的助力。目前，中心
已与软件公司积极合作，全力开发
电子档案查询系统。中心各业务
科室已进行了多轮次归档需求征
集和讨论，与软件开发公司相互配
合，重点就归档管理功能项的页面
显示、查询搜索等10多个子功能，
进行了数百次交流和修改，大胆迈
出了档案电子化进程的第一步。
3.加强学习调研，实现资源共
享。要加强与上级公共资源交易
部门档案信息资源的对接，实现信
息共享，对于可以开放的档案以及
利用率较高的档案优先整理，提
高服务效率。加强对周边先进市、
县档案电子化管理经验的学习和
借鉴。
4.积极完善信息化管理制度。
基层公共资源交易中心应会同上
级档案部门根据公共资源交易档
放开那个女孩让我来案管理实际情况，制定详细、具体、
规范、科学的电子化档案管理规章
制度，以加速档案管理电子化、信
息化进程，保证档案管理信息化工
作的顺利实施。公共资源交易管
理制度可以参照江苏省其他县市
制定的公共资源交易档案信息化
（电子化）管理办法，结合丹阳实际
情况从档案的形成、移交、保管、利
用、销毁、监督和保密等方面进行
制度性规范。
5.注重档案安全性建设。基层
交易中心必须严格执行档案安全
管理规定，利用制度规范行为，减
少危险发生，（下转第49页）
理工作，落实好归档的政策要求，需要有关部门统一组织，提出相关管理要求，在规划制定、政策发布、总结表彰等工作中，突出强调村镇建设档案管理工作，强化市、县、镇各级主管部门和城建档案管理机构，特别是村镇建设档案管理机构的职责和义务，加强相关政策宣传，明确各级接收、保管等
管理职能，督促切实担负起责任，随时跟进提供指导和服务，及时查验、接收档案。强化对所有形成单位的全覆盖管理，督促以建设单位为主的各参建单位切实履行档案收集、整理、移交职能，做到及时、准确、完整收集和编制项目工程档案，为档案验收、保管和利用打好基础。
3.广泛收集，细化归档工作
要对村镇建设档案资料进行科学评估，从档案门类、形成单位、保管期限、价值作用等方面进行科学的划控鉴定，推进科学化、精细化管理。区划调整后的镇（乡）要以行政区域为范围，广泛收集各类村镇建设工程档案和村镇规划、建设、管理过程中形成的各类档案。市、县两级城建档案管理机构做好对所辖区新建农民集中居住项目工程技术档案的业务指导和接收保管工作；基层村镇建设档案室做好“一户一档”农户档案的业务指导和接收保管工作。同时，以村庄环境整治、特田园乡村建设、传统村落保护、苏北地区农民众住房条件改善等
重点项目实施为契机，收集拍摄
村庄产业发展、人居环境、特风
貌、文化传承等方面的照片和视
频，丰富特档案的收集，建立江
苏乡村建设图片库，多角度展现
村庄建设成果，全面反映村庄建
设发展变迁。
4.加强管理，提升服务水平
各级主管部门和镇（乡）人民
政府要按照相关法律、法规的要
求，不断完善相关档案管理制度，
统筹规划和管理村镇建设档案工
作。不断提高村镇建设档案规范
化和信息化管理水平，保证和促
进村镇建设档案工作的高质量发
展。落实各项保障措施，切实做
好馆库设施建设、信息化建设、档
案保管保护等方面的工作。依法
做好村镇建设档案收集、整理、验
收和保管工作，确保村镇建设档
案的真实、完整、准确。在做好传
统载体档案编研利用工作的同时，
着眼于信息时代档案发展的新形
势、新要求，努力推动实现村镇建
设档案信息资源收、管、存、用的
电子化、数字化和智能化，做到数
据共享，线上线下无缝衔接，充分
利用先进技术，实现档案利用的
网络化。
5.强化组织，促进全面提升
按照“省级政策指导、市级
统筹推动、县区总体负责、乡镇具
体实施”的要求，省、市、县（市、
区）、镇（乡）城建档案主管部门和
管理机构分工协作，密切配合，将
村镇建设档案管理工作列入行业
张亮老婆是谁规划、年度工作计划和目标管理
范围，并加强考核监督。明确档
案收集、整理、报送的主体责任，
注重档案形成全过程的监督检查
和服务指导，按照建设工程项目
审批制度改革的相关要求，将村
镇档案验收事项纳入各类项目的
建设审批流程中，做到应收尽收，
并确保档案整理规范、移交及时、
保管科学。有针对性地统筹安排
培训学习，提高村镇建设档案管
理人员的专业知识和业务水平。
推进比学赶超，以评促建，以创建
促发展，着力通过目标管理和达
标创建，提升村镇建设档案的收
集、整理、立卷、保管和检索利用
水平。运用现代技术手段，适应
当前的新农村建设需要，按照电
子文件网上传输要求，探索异地
查询利用的方式方法。
村镇建设档案作为建设行政
主管部门依法行政和建设管理、
运营维护的重要依据，在规范村
镇建设管理、强化村镇建设质量、
服务社会主义新农村建设、记录
乡村振兴发展等方面发挥了重要
作用。建立江苏省村镇建设档案
的长效管理机制，推动村镇建设
档案工作的高质量发展，不仅是
城乡建设档案协同发展和村镇建
设管理的必然要求，更是实施乡
村振兴战略、加快推进农业农村
现代化的催化剂。
不断提高技术水平，做好内外部防范。凡涉及保密的文件资料，认真做好电子加密和保存工作，档案室电脑及芯片应统一使用国产制造，及时更新杀毒软件，禁止档案专用电脑上网，严令禁止使用外来U盘或其他存取设备刻录传输数据，做
好电子档案数据备份，以确保档案
数据和档案系统的安全，进一步加
强档案管理工作人员的素质教育，
强化保密意识。
丹阳市公共资源交易档案将
努力推进电子化管理，设置个性化
和专业化的系统功能，实现一键归
档，从PC端直接查档。档案电子
污到爆的情头
化推动了档案工作创新发展，也为
公共资源交易工作的与时俱进贡
献了智慧和力量。
（上接第51页）

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