浅谈档案信息化建设与档案信息资源共享
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418浅谈档案信息化建设与档案信息资源共享
教育心理学◎邹梅英
摘要：档案信息化与档案信息共享是档案管理的重点内容。随着社会经济的发展，网络信息技术也飞速发展，此大背景为档案工作提供了良好的发展契机。因此，要想做好档案信息共享，就需加强技术人才的培养，优化档案管理者的工作能力，使档案管理工作落实到位。本文针对档案信息化与档案信息共享进行研究。
关键词：档案；信息化；特点；建设
档案信息化不仅是档案管理的目标，更是档案工作服务社会与人民的最佳途径。随着人们对信息资源需求量的增大，档案信息资源共享就变得至关重要。此外，档案信息资源共享作为时代的发展产物，使信息技术与管理手段有效结合，并为广大人民众提供优质的信息服务。
一、档案信息化建设与档案信息资源共享的意义
首先，档案信息资源共享是档案管理部门的发展趋势，随着信息时代的到来，传统的档案管理方式已不
能适应时代发展需求；利用科学管理手段整合档案信息，可在实现档案信息共享的同时，加快档案信息化的建设速度；满足人民对信息服务的需求，通过网络平台查阅信息，充分提高了档案信息的利用率；其次，档案信息共享的目的是扩大信息资源的共享范围，利用先进的基础设施，保障公民的知情权力，进一步达到信息资源共享的目的。此外，档案信息管理技术，不仅可以记载、传承历史文明，还可以保护档案免受损坏，在丰富信息资源的同时，促进了社会文化的发展[1]。
二、档案信息化建设与档案信息资源共享的主要特点
（1）价值性。档案是各行业发展的重要参考依据，因此，实现档案信息化建设与档案资源共享尤为重要。档案信息共享，可有效提高各单位的工作效率，优化工作流程，体现自身的工作价值。在不断完善档案信息的同时，信息资源也在逐渐优化与普及，并提高了单位的文化与价值。
（2）改革性。档案信息化建设的改革，不仅规范了档案管理工作的流程制度，而且使档案管理工作更趋向规范性。在档案改革道路中，既提高了档案收集、管理的实效性，也弥补了传统档案管理的不足，同时更新档案管理工作手段，并有效提升档案管理的综合水平。
桃花源记的翻译文（3）实效性。信息技术的应用，改变了档案管理人员的传统思想，避免资源浪费、工作效率低等情况的出现，在提升档案管理水平的基础上，更好的服务于社会与人民[2]。此外，在融入信息技术的过程中，简化档案管理流程，实现档案资源共享，提高档案信息化建设的实效性。怎样提高写作能力
（4）安全性。利用者在利用开发档案时，需做好保护档案保护工作，不得有丢失、损坏、修改等行为；此外，限制对绝密档案的利用程度；利用档案时要明确其保护范围，在不侵权的基础上实现档案资源的共享工作。
三、档案信息化建设与信息资源共享问题分析
（1）档案信息数据异构问题。在记录电子档案时，各个部门的数据库均存在一定的差异性，数据的来源也不相同，这就会在实际的工作环节中出现内部结构复杂等问题。例如，在记录各部门重要数据时，会受到各地区发展因素的影响，这些地区在数据统计和记录方面大不相同，这就会导致数据异构问题。
（2）档案信息数据分散问题。由于我们国家疆域辽阔，为了保障档案信息的准确性，各地区均会有不同的记录、管理方式；这就会造成档案管理的分散性；例如，两个不同部门在移交财务报表时，不仅数据较多、时间少，还会有重复、分散的数据信息，这就会降低档案信息化建设的效率。
（3）档案信息管理方式滞后。在信息化建设工作中，管理工作与信息化工作缺一不可，管理人员需根据当地情况，优化档案管理方式，做好信息融入工作，保障档案信息共享成效。但是，目前管理方式滞后等问题时有存在，这就在影响档案信息管理工作的基础上，降低工作质量[3]。
服装搭配图片>墨西哥VS波兰预测（4）档案信息资源更新较慢。目前档案信息资源的陈旧内容过多，更新速度缓慢，具有参考性的信息较少，而且许多有价值的信息也不能实现共享工作；虽然有很多信息共享数据库，但也无法看到具体内容，即使提供者愿意提供信息，也缺乏优良共享平台，进一步阻碍了信息资源的更新与共享。
（5）档案信息共享缺乏技术支持。现如今，档案信息共享平台没有较强的技术支撑，只能提供少量信息的浏览与咨询服务；信息资源共享工作过于形式化，缺乏技术支持，从而影响信息资源共享的发展。
四、档案管理信息化建设与档案信息资源共享的措施
（1）建立完善的档案管理系统。完善的信息化系统才能使档案管理工作发挥其根本作用。档案管理需要有功能强大的数据库作保障，应在健全图形信息、数据统计等功能的同时，做好档案原文检索工作，从而实现档案信息资源共享。此外，还应规范档案系统文件管理，健全档案信息资源共享平台，使采集、移交、存储等管理工作趋向服务性发展，在为用户提供信息查询的同时，完善各单位的信息化网络。
（2）计算机技术与档案管理的科学融入。作为档案管理的工作人员，一定要具备相应的电脑知识。档案管理人员应对所接收文件严格检查，从而保障所有文件的规范性，并做好不同文档的分类工作。
（3）管理归档过的电子文件。在进行电子档案归档工作时，工作人员应做好档案的审核工作，并根据档案类别保存；同时需注意以只读模式进行，从而保障文档的安全性[4]。利用电子信息储存文档，既可节约纸张、保护自然资源；还有利于节约空间，避免纸质文档因发潮而引起的损坏现象。
（4）加强档案信息资源的开发利用。做好信息资源的整合工作是实现档案信息资源共享的重要前提。在资源整合过程中，需要对大量的数据进行加工整理，提炼出有价值的数据信息。首先，应培训有相关理念的工作人员，使其熟练应用电子软件，快速整合、提取信息，保障信息的更新速度；其次，健全信息共享数据库，保障信息的完整性；可通过检索查相关内容，进而达到信息服务的目的。
（5）应用先进的信息技术。按照规定标准购置计算机设备，提高工作人员自身技术水平；利用先进技术水平研究网络平台输送系统，开发一定规格的共享软件，在保障信息输送的基础上，建立相互联系的安全体系，从而优化信息资源共享网站。
五、结束语
由此可知，在档案信息化时代，要想做好档案信息的共享工作，就应促进档案信息化建设与发展。因此，需从多方面规范档案管理工作流程，提高管理人员的综合能力，从而为档案信息化建设提供良好的发展前景。
（作者单位：福建省三明市清流县林业局）参考文献
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[1]张博.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科技经济导刊,2018(08):216.
[2]戚会转.企业档案信息化建设的实践与探索[J].办公室业务,2019(21):80-81.
[3]樊凌霞.县级档案信息化建设存在的问题与对策[C]// 2017-2018年甘肃省档案学会年会暨学术研讨会论文集.2018.
[4]朱崇尧.浅析城建档案信息资源整合和共享[J].中国科技投资,2019(21):119.

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