档案管理的作用及意义
N o n g k e z h i j i a o
档案管理现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行、管理方法和手段，以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。
电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查、借阅、归还，以及辩识到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。
一、档案管理现代化的目的
我们进行档案管理现代化建设，就是要取得档案管理总目标的最佳效果。档案管理总目标体现在两个方
面：一是要安全、可靠、有效地保存和保护好各类档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是充分开发档案信息资源，最大限度地为社会各界服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为社会进步和经济发展。
在档案管理现代化过程中，档案信息化是主要组成部分，涵盖了上述目标的两个方面，做好档案信息化建设是档案管理现代化的基础任务。全省各级档案部门、省级各大机关开展了对重要档案的数字化工作，档案信息化建设正在全面推进。加强档案信息化建设已经成为全体档案工作者的共识，信息化带动战略正在各级档案部门稳步实施，推动着档案管理现代化的发展。
二、档案管理现代化的内容
档案管理现代化是一个大概念，涉及到档案的收集整理、档案的保存及保管条件、档案保护技术、计算机应用技术、档案管理数字化、档案信息资源开发利用的方法和途径、电子文件的收集
积累、整理归档及开发利用等领域，内
容非常丰富。概括起来主要有 方面的
工作：一是如何最大限度地延长档案寿
命；二是如何利用计算机及其网络技术
开发档案信息资源，为社会各界服务；
国家奖学金申请理由怎么写三是在电子文件日益成为社会文件主
导形式时，如何收集、积累、整理、形成
档案，丰富馆藏，做好新类型增量档案
的管理。这三方面工作不是孤立的，而
是有相互依存和相互制约的关系。第一
方面工作是基础，如果没有档案保存和
寿命延长，就谈不上档案信息的开发利
用；做好第二方面的工作，可以更好地
体现第一方面工作的意义；如果没有第
三方面的工作，在电子文件成为社会文
件主导形式时，档案就失去了继续丰富
馆藏的源泉，变成无源之水、无本之木，
其后果也不堪设想。也就是说，在社会
信息化的新形势下，第一方面工作望继
续深化，第二方面工作要不断发展，都
要依靠第三方面的工作，或者说都受第
三方面工作的制约。第三方面工作是第
一方面工作在社会信息化的新形势下
的继续，也是第二方面工作在社会信息
化的新形势下的继续发展和拓展。
三、电子计算机技术发展在档案管
理现代化的运用
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运用快速发展的计算机技术，实现
档案管理的现代化验室 、努力使档案
信息化建设与本地区或本单位信息化
建设同步。 、把信息化作为档案基础业
务建设的重点内容。出于信息技术的广
泛采用和电子政务的快速推进，使档案
基础业务建设的重心向档案信息化建
你还是曾经的那个少年设转移。 、坚持档案信息化建设“发展、
服务、安全”三项基本原则。（ ）坚持把
档案信息资源建设作为档案信息化建
设的基础工程和核心任务。档案信息资
源建设，应该建立对现有馆藏资料、档
案和文件的数据库；对文件目录实现机
检。由于计算机的普及使用，电子文档
成为新时期档案工作的对象，所以管理
人员在工作中要对电子形式的文件、档
案采用科学的方法和技术管理好，否则
电子文档的丢失的损失是巨大的。管理
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和利用电子文件，是今后档案管理工作
的重心。（ ）坚持把实现档案信息资源
共享、提高档案信息利用服务水平作为
档案信息化建设的根本目的。（ ）坚持
把建立和完善档案信息安全保障体系
作为档案信息化建设的关键环节。
计算机档案管理系统一般具有输
入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、
查询、删除等功能，同时计算机还具有
判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能
可进行档案的鉴定工作。运用计算机进
行档案的现代化管理具有占用空间小、
储存信息量大、应用能力强、传输速度
快等特点，能及时、大量地提供档案信
息，提高了工作效率，是档案管理史上
的一大飞跃。电子文件作为一新型的信
息载体出现在档案领域，以磁性材料和
光学材料为载体的电子档案，将逐步替
代传统的纸质档案载体，在档案领域占
主导地位，运用计算机管理档案工作，
须加速实现档案工作人员素质现代化，
档案工作人员素质现代化的主要内容
是管理思想的现代化。如果档案人员没
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有现代化意识，就会影响档案管理现代
化的进程。档案工作的性质决定了档案
工作者既是专业型人才，又是管理型人
才，只有拥有一批具有高素质的新型档
案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发
达。档案工作人员要熟悉档案业务，
三亚旅游注意事项认真学习、深刻领会和掌握档案行业标
准，树立高度的工作责任心，做好档案
据的录入工作，积极参与档案学术研
究，不断提高理论研究水平。档案工作
者肩负着历史的职责，有义务将接收的
所有档案运用计算机管理，丰富科技信
息资源，推动科研事业的发展。实践证
明计算机管理档案既提高了科技档案
的管理水平，也促进了管理工作进一步
向科学化、系统化和规范化方向发展。
四、档案信息化建设的重要意义
信息化为档案事业发展带来了前
所未有的挑战和发展机遇。广大档案工
作者普遍认识到，加强档案信息化建
设，是档案事业适应时代相社会发展的
必然选择，是加强档案管理现代化的客
观要求，是提高档案信息服务水平的必
由之路。档案信息化建设是国家信息化
建设的一个重要织成部分。档案信息化
建设对于档案事业的新发展具有十分
重要的现实意义和深远的历史意义。
（作者单位：      太康县财政局
农财股）
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