会计档案电子化管理背景下高校报销新思路
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变化多端的端是什么意思摘要：在网络化和数字化日趋发展的今天，高校传统的财务管理模式已经不能满足工作的实际需求，我们
迫切地需要对管理、运营和服务进行创新，以提高管理工作的技术性和提升师生财务服务体验度。在财政部2020年发文建设会计档案电子化管理的要求推动下，以及今年全球面临的新形势下，我们需要立足本单位实际，在全局观念下兼顾成本效
益原则，更好地梳理和摸索适合本单位的会计档案电子化报销流程，进一步推进财务无纸化办公。年初一的禁忌与讲究
关键词：电子会计凭证；审核要点；电子化；财务无纸化从2015年79号令的企业内部凭证电子化，到2020年6号文的外部凭证电子化，企业会计档案建设，正想着无纸化方向大举迈进，财务无纸化办公时代即将全面来临。2020年3月，财政部会计司网站公布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，
qq飞车精灵怎么得进一步说明电子凭证和纸质会计凭证具有同等效力；电子凭证报销管理也需要经办、审核、审批流程，且能防止重复入账；以电子会计凭证纸质打印版入账留档保存的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。2020年6号文规定可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档，无需再打印或保存纸质单据。
一、电子发票报销常见问题
我校从2017年左右开始实行网上预约投递报销制，慢慢地从师生排队—人工投递报销单—人工预审—审核制单的传统报销模式逐步地转化到投递机投递—专岗人员取投递报销单-分发各审核岗位-审核报销完成—退单重新修改重新返回报销这个流程。虽然网上投递报销制克服了传统报销模式带来的很多弊端，但在2020年寒假期间，还是让我们面临很多新问题：如何在新形势下安全及时报销紧急报销事项。第一个考虑的因素是如何安全接触报销单，通过怎么样的网络媒介或平台来实行网上接触这些报销单，在这种形势下越发凸显了财务无纸化办公的重要性，也更让我们财会人员从财政部2020年发文建设会计会计档案电子化管理的被动推动要求下转化为主动积极应对思考如何更好地推动本单位的会计档案电子化管理。寒假期间，我们采取了个别财务人员居家办公在网上操作审核制单一些急需报销的业务，这也为我们如何面对新情况新要求提供了新的契机。
财会〔2020〕6号第一条规定：“本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会
计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。”从报销常规流程：票据收集—整理—填制报销凭证—审核制单—报销完成来看，遇到的关键问题首先也是关注票据来源收集阶段：什么样的电子发票算是上述文件中提到的合法有效电子会计凭证。学校目前报销中最常见的电子发票种类：增值税电子普通发票、滴滴电子发票、航空运输电子客票行程单、财政电子票据、电子客票、电子行程单、银行电子回单。
在新的经济形势背景推动下以及系统接融等高管理要求下，报销实务中遇到的票据电子化呈现数量激增形势。通常学校日常报销票据基本要求有如下几点：发票必须为财政部（厅）或税务局监制的合法、有效的票据，抬头必须为江南大学，税务发票必须填列学校社会统一代码，有效期一般为6个月，均应有项目负责人及经办人签字。根据我们报销单实际操作来看，一个月平均1万多张凭证量，大概退单率占10%-20%，退单率即是报销有问题的单子占所有单子的比重，即报销单失败率。而在上述退单失败率中，电子会计凭证就占据了一个很大的基数，主要问题体现在：
（一）如何界定合法有效的电子会计凭证
常见的发票通常都是下载的PDF 打印出来的形式居多，无法核实是拍照、截图、扫描等哪种形式，打印出来的格式内容也是五花八门，电子发票有些师生主观观念上认为不是正常的发票，经常漏签字、漏抬头、打错抬头、没有章等，也即大家对电子发票没有形成一个正确的认识。另外除了报销中实际
遇到的电子会计凭证，财务部门实际工作中制作的各种表格文件如工资单、劳务费发放表等算不算电子会计凭证？高校老师经常报销国外期刊的版面费、专利费INVOICE 或者里打印的票据怎么界定？财政部网站提到：拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件，不能仅以电子副本文件报销入账归档。发票地址、二维码均不是电子会计凭证原件。目前，符合国家统一标准、防篡改的增值税电子普通发票板式文件包含PDF 和OFD 两种格式，那么我们是否只要保存PDF 和OFD 两种格式的发票就算合法有效了呢，还是需要税务等各种制证部门界定评判标准？
（二）发票真伪鉴定、重复报销
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文/黄向春
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目前我校没有实行与税网系统接融的认证平台，原先是对所有电子发票不管多少金额都需要进行认证，为了减少老师报销工作量，现在只在报销系统里要求对超过（含）1000元进行先认证再预约再勾选记录，另外国外的版面费INVOICE 或RECEIPT 打印件只是要求负责人在票据上写承诺说明，人为增加师生报销负担，经常为了缺少一个承诺说明需要再多跑一次腿。在报销实务中，还真存在重复打印的电子票据已经被报销成功，又遇到再次报销发现发票已被查验的情况。一方面是师生自己也记不清楚这张发票是否报销过，因为可以重复打印。另一方面是现在的1000元认证人为规定也只能对金额大的发票进行重复报销的限制，没法对数量多而金额小的发票进行重复报销制约。
（三）发票形式不规范
如发票抬头、税号无或者误开、有无发票专用章或财务专用章、发票过期。如2020国家税务总局发布的《关于增值税发票综合服务平台等事项的公告》：纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票，属于税务机关监制的发票，采用电子签名代替发票专用章，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税普通发票相同。那么实务中财务人员还要甄别旧版本和新版本的差异，如2020版电子发票不需要盖章。
（四）如何选择合适的存档模式
移动积分换话费发什么短信第四是目前学校只是对打印出来的电子票据进行报销，系统平台也没有建立相应的上传机制储存电子
票据扫描版或打印版，以备未来查阅或者审计使用。对于学校到底是使用内部系统平台建立一个储存服务器还是借用外部发票云等平台储存电子会计凭证就是一个成本效益考量问题。
二、电子发票报销几点思考
第一，立足本单位实际情况，从成本效益原则及整个流程梳理归纳报销实际中各种类型电子会计凭证及对应的实操问题。首先要建立一个整体思路框架：国家层面对各种类型电子会计凭证都做了哪些方面的总体评判标准界定，尤其是各种制证部门如税务部门。在不违反国家总体原则下，再根据本单位实际操作中的各种情形采取合法合理前提下方便师生报销的各种具体规定。实务中，一张报销凭证中往往是电子发票与纸质发票的混合，例如差旅费，可能机票、住宿费是电子发票形式，但是对于出租车、地铁公交车票却只有纸质发票，那么如何保存电子会计档案？是否可以要求电子发票与纸质发票分开分类报销吗？对于混合报销形势下电子发票与纸质发票之间如何建立索引关系？比如通常一张预约单上有一个预约号条形码，而一张预约单会产生一个凭证号码，那么储存在系统里面的电子扫描件又以什么样的数据标识来跟预约号、纸质凭证号产生关联索引呢？这就需要我们从查阅调阅数据、实际翻阅纸质凭证、归档、审计等各方面的的实用便捷性来考虑分析。
桃花的样子第二，立足审核要点发展移动端报账，建立适合本单位的电子发票报销规程。建立移动端报账查询平台，应用发票识别OCR 技术，第一点是票据自动审核功能，报销人员上传的票据
等电子影像，系统可以自动审核票据开票单位抬头、税号等内容的完整性及准确性，若不符合即可出现影像扫描和匹配不符提示框，提示在哪个方面出现问题，需要重新上传；第二点是审核电子签章的完整性及真实性；将财务系统与国税系统、京东商城、采购平台对接，自动通过票据影像上传税务系统查验其真实性；建立票据的电子档案，包括开票单位、内容、金额、索引号等信息，一方面对票据的重复性自动核查，防止重复入账，另一方面方便应收款核销、档案统计等内部管理要求。审核日期是否在经费规定的报销期限内，若超期出现超期预警功能，特殊事项需要上传附上超期说明。第三点是在网上建立整合资金审批和相应的网上合同审批管理系统，可以模仿借鉴某些企业在钉钉上使用的网上审批流程。
第三，立足数据储存的安全性、风险性建立适合本单位的电子会计凭证存档模式。首先需要搭建一个适合本单位的存档模式，在数据影像系统存储的安全性，需要考虑储存备份、负责人权限、各层级使用人的安全等级、电子影像资料传输过程中的加密。除了考虑日常流动属性，从终端用户的上传校验到财务及关键用户的审核，到审计部门及外部税务稽核部门的核对，便捷的调用和查看也是需兼顾的因素。
第四，构建财务云数据共享中心：以财务数据为核心，与人事、科研、设备等部门的数据互联互通，财务系统根据发生的业务，提取相关信息，完成信息传递、财务记账、数据分析等功能，实现各类档案的无线传输、共享、电子化归档。从多来源、跨系统之间数据整合，实现业务、财务、税务的自动
化管理，避免形成数据孤岛，大大减少财务人员的手动工作，让财务人员更关注财务本职工作。
三、结语
在财政部2020年发文建设会计档案电子化管理的要求推动下，财务人员要结合本单位报销实践情况，从发票传递的整个报销流程入手，探索出一种适合本单位的电子会计凭证报销管理模式。
参考文献：
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（作者单位：江南大学财务处）
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