办公设备采购程序
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题目：电脑类办公用品采购程序、管理规定和领用办法
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一、 目的
1.1规范公司对办公设备的采购程序，使办公设备的计划—申请—购买—验收—入库—付款和
  后续的领取、使用、管理、监督 更科学、合理、透明；减少资源浪费，降低办公成本；
1.2整合且充分利用公司办公资源，为各部门提供及时、适宜的办公工具，最大限度满足内部顾客对办公物品的需要；
二、 适用范围
适用于公司所有需要使用电脑与周边办公设备，以及文具、耗材等办公用品的部门；
三、 职责
3.1相关部门对数据通讯、电脑及周边办公设备、耗材的需求直接由本部门申请和领用，公共打印、复印耗材由人力资源部、总务部负责申请和领用；
3.2 A类物品的采购和技术支持、管理及相关的付款跟进工作由电脑部负责；B类物品的采购和管理及相关的付款跟进工作由人力资源部、总务部负责；(A、B类物品分类办法见“四、定义”及附表1)
3.3电脑部连同仓库负责对采购的A类物品的验收，人力资源部、总务部连同仓库负责对B加强针6个月怎么算类物品的验收；
3.4所有电脑、网络设备及周边办公设备、耗材经验收合格后分A、B类管理，分别入在电脑部设立的“A类办公物料库”和在人力资源部、总务部设立的“B类办公物料库”，并由三个责任部门负责造册记录使用情况；另外，对所有满足公司固定资产管理要求的网络设备、周边设备还需将有关资料交财务部，由财务部配合登记入公司固定资产表；
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3.5相关设备（服务）供应商必须依据双方暨定的合同恪守条约和承担相关责任；
四、 定义
4.1“电脑设备”是指包括PC台式机、终端机、笔记本、服务器、网络设备及这些设备的相
  关配件等(详见附表1)；
4.2“周边办公设备”是指包括打印机、绘图仪、复印机、MO机、扫描仪、数码相机、投影
  仪、电话机、传真机、电子白板和办公桌、椅、白板、文件柜、保险柜及这些设备的相关
  配件等(详见附表1)；
制 订：                                      审    核：
批 准：                  批准日期：                生效日期：
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4.3“办公耗材”是指包括各部门日常办公所用的复印纸、打印纸、套打纸、打印带（架）、墨盒、硒鼓、碳粉，以及笔、文件夹、装订机等小件办公文具(详见附表1)；
4.4 A、B类办公物品分类定义：(详见附表1)
4.4.1“A”类物品包括硬件类的服务器、防火墙、个人PC机、终端机、笔记本、网络设备、打印机、绘图仪、复印机、MO机、扫描仪、数码相机、投影仪、电话机、传真机、电子白板、U盘、光盘与磁盘、磁带以及这些设备的相关配件；还包括耗材类的打印带（架）、墨盒、硒鼓、碳粉；还有软件系统，如操作系统、应用系统、工具软件等；
4.4.2“B”类物品包括：办公桌、椅、白板、文件柜、保险柜及这些设备的相关辅助配件，还包括：计算器、笔、笔记本、文件夹、装订机等小件办公文具；
4.5“合格供应商”是依据程序GZ.ID.04《合格电脑设备、信息服务、办公用品供应商评定程序》所定义的通讯、电脑设备、办公用品等有形的产品及无形的服务提供商；
4.6“办公物料仓”是为公司所购买的各类办公用品设立的一个专门的存放管理地点，分别设立在仲恺和永华两边的电脑部、人力资源部和总务部，亦由这三个部门分管；各部门在领用、借用、归还时均需到相应的办公物料仓进行办理，三个分管部门必须作好出入记录，同时按公司要求定期对物品进行盘点并向财务部提交盘点报表；
五、 程序
5.1办公用品的采购程序
5.1.1 端午节为什么吃粽子B类物品的采购程序
5.1.1.1各部门文员每月20日前（遇休息日或节假日提前）做好本部门的办公用品需求计划，经部门主管确认后再将《办公用品申请表》交人力资源部、总务部；
5.1.1.2人力资源部、总务部收齐各部门的申请表后，结合上月库存情况，汇总成下月公司各部门办公文具使用计划总表，由采购员统一填写全公司的《购物申请表》，附上计划总表，先由部门主管签核，然后交分管副总审核及采购监督确认，再经总经理审批后方可安排采购工作；
5.1.1.3对办公耗材和小件办公文具的采购规定必须在5个工作日内完成；负责采购的部门根据物品的供应商类别，选择最优供应商；供应商按采取订单或合同要求按期、按量、保质供货，货品采购回来后按正常物品入库程序：暂收—验收—入库和入账；（详见5.3）
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5.1.1.4急需使用而又无库存的物品，视具体情况作特殊处理；
5.1.2  A类物品的采购程序
5.1.2.1鉴于电脑软硬件市场价格起伏较大，所以对这部分物品中属较高价值的资产采购公司采取需要时再购买，对于属低值易耗品部分的物品原则上公司统一每月一次购买，（除特别急用的情况外）；
5.1.2.2对属资产类的设备的采购，各需求部门先填写《电脑设备需求表》，注明用途、最低配置要求和是否为短期调用或长期使用，经部门主管确认，然后给分管副总审核、总经理审批，最后交电脑部，如有满足其所需的库存或经过调配后可安排解决的则无需新购，否则转5.1.2.3由电脑部申请购买；对属于低值易耗品类的物品，各需求部门文员每月20日前（遇休息日或节假日提前）将本部门的需要填写《办公用品申请表》经部门主管确认和分管副总审批，再交电脑部，电脑部结合库存情况再将各部门的需求汇总，统一填写《购物申请表》并安排采购；
5.1.2.3电脑部依据相关部门的需求，先向供应商询问报价，除已指定独家供应商的货品外，原则上同一货品必须询问和索取三家以上供应商报价，结合对供应商其它要素的考评，选择最优供应商，确定价格，然后填写《购物申请表》附上供应商报价单交分管副总审核—采购监督确认—总经理审批后方可安通知供应商供货；
5.1.2.4规定电脑设备采购要在7-10个工作日完成，供应商按采购订单或合同要求按期、按量、保质供货，货品采购回来后按正常物品入库程序暂收—验收—入库和入账（详见5.3）；
5.1.2.5为充分利用公司资金，减少库存积压，原则上电脑、网络产品及周边办公设备不保留库存，急需使用而又无库存的物品，可视具体情况作特殊处理；
5.3物品验收程序
5.3.1 A、B类物品由仓库连同采购和管理的责任部门电脑部、人力资源部、总务部一起依据送货单和购物申请表对物品的型号、规格、数量核对无误，再检测质量和功能是否合格方可入办公物料仓；
5.3.2负责检验的人员依据相关的检验标准（详见5.5）进行严格的验收，检验程序为：仓库验收——责任部门检验——采购责任部门主管确认；对不合适、不合格的物品应与供应商及时联系换货或退货，并将结果记录在《办公设备检验报告》作为今后供商级别评定
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