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区域治理
WISDOM EXCHANGE
作者简介：唐冠宇，生于1992年，文学硕士，研究实习员，武汉理工大学信息工程学院综合办公室管理人员，研究方向为高等教育研究与管理、现代汉语语言学。
现实之困与因应之策：高校二级学院综合
办公室管理工作的若干思考
武汉理工大学信息工程学院 唐冠宇
摘要：新时代呼唤新担当，新发展需要新作为。随着教育改革进入深水区，高校二级学院综合办公室的关键性、重要性与日俱增。当前，综合办公室面临“四千万”的现实困局：一是事务“千头万绪”；二是关系“千丝万缕”；三是诉求“千差万别”；四是情况“千态万状”。突困破局的因应策略包括“八化”：一是深化人事改革，优化资源配置；二是细化职责分工，强化法治建设；三是软化形式要求，实化内容供给；四是固化痕迹留存，量化成果产出。关键词：综合办公室；管理；服务中图分类号：C931.3
文献标识码：A
文章编号：2096-4595（2020）41-0211-0003
改革开放以来，特别是进入21世纪后，我国高等教育事业以日新月异之姿、突飞猛进之势迅速发展，为适应师生人数增多、学校规模扩大的趋势，更好地进行日常管理，越来越多高校迈出了学院制改革的稳健步伐，即在原有“校—系”基础上增设“学院”一级，形成“校—院—系”三层体制。学校重心下移、权限下放，学院逐步成为教学科研的基本单元和党政管理的主要实体。作为“二级学院从事日常事务管理的办事机构”“学院的中心枢纽和综合管理部门”“联络上下左右，沟通四面八方的‘窗口’”[1]
，二级学院综合办公室在维系学院正常运转、保障学院大局稳定、谋划学院改革发展等方面扮演着不可或缺的关键角，发挥着不可小觑的重要作用。也正因如此，综合办“承担的工作和任务日益繁重”，故“在运行中不可避免地出现了管理职能错位，管理效能低下等问题”[2]。在此背景之下，我们有必要对二级学院综合办在管理工作上的现实之困及其因应之策进行实践反思与理论探讨，从而促进综合办公室进一步增强工作能力、提高工作水平，推动治理体系与治理能力现代化。
一、现实之困
高校二级学院综合办公室的现实困局可以归纳为“四个千万”：千头万绪、千丝万缕、千差万别、千态万状。
（一）千头万绪：事务的繁杂性
高校二级学院综合办公室既将“综合”二字嵌入自己的“尊姓大名”，那么在事务上“千头万绪”也就“顺理成章”。
一是类型庞杂。由于发展差距、地域差异、学科差别等因素，二级学院综合办公室的职能定位具有鲜明的“因地制宜”特点。尽管如此，一个共性特征是，几乎每个高校
的综合办都要承担大量日常事务，包括党建党务、办文办会等政治性事务，国资管理、财务报销等经济性事务，理论宣传、思想意识等文化性事务。在如此庞杂的事务中，焦头烂额、愁眉苦脸是每天工作的真实写照。
从此心中永远有个你二是职责冗杂。办公室太过“综合”，与其他业务科室在角定位、职责分工上“你中有我、我中有你”，由此引发两种后果：或政出多门，彼此“撞车”；或无人问津，互相“甩锅”。在一些事上争先恐后、“一拥而上”；而对另一些事则推三阻四、“一哄而散”。
三是人员混杂。在传统体制下，除专门招考以外，管理人员的来源渠道有三：①教师兼任。由专职教学科研人员兼党务、行政、人事、教学、科研等秘书职务；②家属充任。作为一项优惠政策，学校引进人才时会对其配偶进行安置，常派遣至管理岗位；③他岗转任。教学、科研、专技等岗位人员因故
惊蛰吃什么传统美食转任管理人员。坦率地说，管理队伍枭鸾并栖、薰莸同器，在执行任务、完成目标的速度、效果、专业性上，都要打一个大问号。
（二）千丝万缕：关系的交错性
在二级学院内部，综合办公室是上下交汇、前后交接、左右交叉的十字路口，是承上启下的传达室，也是迎来送往的中转站，人际关系可谓“千丝万缕”。
一是内层关系。二级学院通常下设系部、中心，有些人数较多、规模较大的学院，其系部、中心甚至多达五六个，甚至近十个。作为学院中枢，学院综合办必须维系好、处理好与系部中心教学科研人员的关系，激活神经末梢、打通毛细血管，确保校与院、院与系上令下达、下情上递的渠道畅通无阻。同时，作为参谋助手，还要为主要领导登高
望远、审时度势、调兵遣将、谋篇布局提供精准服务。
二是中层关系。指“校—院”二级管理体制下，综合办与学校上级部门的关系。显而易见，二级单位不可能在机构设置上对一级单位作“原汁原味”的照搬照抄。因此，“一对多”就成了必然选择：二级学院综合办的上级主管部门不仅仅是对口的校级党政办，而且还包括了一系列党工作机构和行政职能部门，如党委组织部、宣传部、统战部，校工会、财务处、人事处、审计处、国资处、保卫处、后勤处、档案馆、图书馆等等。
三是外层关系。“外”主要指即校外友好人士。兄弟高校与科研院所前来开展交流、对接业务、洽谈合作；用人单位前来进行校园招聘等等，大多数场合下，综合办都要出面协调，让各方人员乘兴而来、满意而去。
（三）千差万别：诉求的多样性
综合办面对的利益诉求包罗万象，主要有以下三个特点。
一是众口难调。由于综合办负责一系列事关教职员工切身利益的经济性事务日常管理，直面五花八门的诉求是工作的常态。教工们各执一词、众说纷纭，整合难度高、协调强度大。综合办秘书需要平心静气、聚精会神，竭尽所能画出最大同心圆、求得最大公约数。一不注意，便会遭到“千夫所指”，成为“众矢之的”。
二是骑虎难下。不同诉求之间存在对立，有时甚至达到针锋相对、水火不容的地步。举例来说，在人员信息报送之类的业务中，上级主管部门的要求是：速度上越快越好，数量上越多越好，规模上越全越好；而学院内部情况则是：专业老师们由于各自教学科研活动安排的不尽相同，有的出差、有的上
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课、有的开会，实操层面上总会希望避一避、躲一躲，至少也等一等、拖一拖。一“快”一“慢”、一“多”
一“少”，构成了一定的龃龉抵牾、矛盾冲突，夹在其中的综合办处于进退维谷、左右两难的尴尬境地，骑虎难下，寸步难行。
三是积重难返。综合办工作人员面对的利益诉求不仅来自他人，同时也来自自己。自身利益诉求只要有理有据、合情合法，就无需羞羞答答、遮遮掩掩。事实上，“工资待遇差、薪酬增长慢、校内地位低、职务晋升难”一直是综合办秘书职业生涯拦路虎、绊脚石。有人指出，其所在高校近十年里“只有一名二级学院的办公室主任晋升处级岗位，由此造成办公室其他工作人员更难以晋升”[3]。冰冻三尺，非一日之寒。这种窘境由来已久，翻天覆地的全局性、根本性转变不可能发生于一朝一夕之间。
（四）千态万状：情况的随机性
所谓随机性，是指不少情况具有偶然性、临时性、突发性、紧急性，事先难测、事前难料，不易预知，不好预判，只能随机应变、见机行事。
一是政治性大事。由党委办、行政办合并而来的综合办，一方面，如其他科室一样，具有专门性、业务性；另一方面，更有着极强的政治性。国家召开重大会议，举办重大庆典，中央领导同志发表重要讲话、作出重要指示，以及部里、省里的决策部署，都需要由综合办负责牵头负责学习领会、贯彻落实，保证重大决策、部署和重要讲话、指示的精神在基层生根发芽、开花结果。
二是协同性急事。“上面千条线、下面一根针”，由于对口学校多个部门，综合办需要承办各个校属部门发起的协同要求，如填写表格、统计数据、搜集动态、汇总信息等等。各式各样的任务指令从QQ、、OA等社交软件或办公系统上喷薄而出、奔涌而来，让人眼花缭乱、目不暇接。并且，这些工作个个急如星火、样样迫在眉睫，“今天下达通知、明天上报结果”是家常便饭；甚至“上午才刚发出、下午就得做完”也数见不鲜。
三是突发性难事。比如，综合办有一项重要职责是办会。会前作好充分准备，确保不出岔子、不掉链子、不捅娄子，固然责无旁贷、义不容辞。然而，会议进程中，意料之外的糟心事、闹心事、烦心事随时可能发生，如空调突然跳闸、话筒突然失声、投影突然变、网络突然掉线、电脑突然黑屏、灯管突然熄火……凡此种种，不一而足。面对突发状况，综合办工作人员在情感上要镇定自如、泰然自若，在行动上要知难而进、迎难而上，拿出看家本领，使出绣花功夫，
最终化险为夷、转危为安。
二、因应之策
我们认为，二级学院综合办公室的因应
之策可用八“化”提纲挈领：深化与优化、
细化与强化、简化与实化、固化与量化。
（一）深化人事改革，优化资源配置
人是最重要的资源。综合办管理工作的
困局之根还是在人，深化人事改革势在必行。
我们认为，可从选、用、育三方面在体制机
制上革故鼎新、除旧布新、推陈出新，荡涤
形形的歪风邪气、根治林林总总的顽瘴
痼疾，最终实现整体面貌的焕然一新。
一是招贤纳士、筑巢引凤，把牢“选人”
关口。综合办秘书之所以在杂乱无章的事务
中捉襟见肘，很大一部分原因在于自身心余
力绌、绠短汲深，从而在客观上难以较好地
履职尽责。追本溯源，在招聘时就应该将相
关资质作为前置性门槛条件或选拔性考试科
目。例如，起草文件是综合办公室一项重要
职责，尽管单篇文稿或许短小精悍，但相
加之后，数量规模相当可观；此时，旧体制
下管理人员限于学科知识结构和语言文字素
养，难以胜任长篇大论、连章累牍的文案工
作，故可以考虑延请中文系等文科专业出身
的“笔杆子”专司其职、发挥长项，或在招
考中，将申论纳入笔试内容，将演讲设为面
试形式，让下笔有神、出口成章者脱颖而出。
二是拔犀擢象、举善任能，打通“用人”
梗阻。要推动量化考核，在量化考核中名列
前茅者，可在评优评先、晋职晋级等资源配
置过程中给予政策倾斜，最大限度地实现“有
为者有位、吃苦者吃香”，决不能让实干者
出力却出局、流汗还流泪，坚决避免“干与
不干一个样、干多干少一个样、干好干坏一
个样”。要考虑为管理人员延长晋升链条、
拓宽晋升渠道、扩大晋升空间，可参照公务
员法相关规定，实行职务与职级并行制度，
对于优秀人才考虑提任为三级、二级、一级
主任科员等。
三是强基固本、提质增效，点燃“育人”
烛火。培训内容上要注意务实与务虚相结合，
培训形式上要注意线上与线下相结合，既要
提高理论素养，认认真真、原原本本地学习
党的创新理论，持之以恒地学原著、读原文、
多少人曾爱慕你年轻时的容颜歌词悟原理，坚定不移地做到学思用贯通、知信
行合一。同时也要增强实践能力，深度掌握
包括党政公文写作、办公系统操作、图像影
音制作等在内的实用技术，要有“硬桥硬马
硬功夫，真刀真真本事”，不能一做三不会、
一问三不知。
（二）细化职责分工，强化法治建设
面对职责不清、分工不明这一“疑难杂
症”，可以通过“三个做好”对症下药、靶
向。
一是分门别类、圈地划界，做好“定岗
定职”。对于完全不了解高校运转体系的局
外人而言，看到“教学办”的第一眼，便
可顾名思义地产生“八九不离十”的感性认
识：教学办，是统筹教务工作、服务教师教
学的办公室。而综合办到底“综合”了什么，
让人云山雾罩、莫名其妙。因此，有必要对
外部（综合办与其他办公室之间）以及内部
（综合办里的各条各口）的管理权能、服务
功能、工作职能在性质上作出界定、在类型
上作出区分，以明确各自的“周长”和“面
积”，确保“人人有事干，事事有人管”。
二是抓纲带目、提要钩玄，做好“定权
定责”。以事项清单的方式，将各办公室及
其所属各岗位的职权与责任确定下来，不搞
中秋节短语祝福大而化之、笼而统之，确保权力使用到位不
越位，责任履行就位不缺位。按照对当原则，
统筹产学研、保障人财物、明确权责利、把
握时度效，丁是丁、卯是卯，让人一目了然
而非一脸茫然，不仅可以解决“撞车”与“甩
锅”，而且，因为工作职责归属于岗位本身
而非依附于管理人员个人，职务调动造成的
“事随人动”“人走事息”等现象也将。
三是建章立制、查漏补缺，做好“定法
定规”。依法治国是国家深化改革的题中之
义，落实到学校、学院层面则为依法治校、
依法治院。“依法”的根本前提是有法可依。
因此，要对二级学院大大小小的规章制度进
行再梳理、再整合、再完善，着力补短板、
强弱项、堵漏洞，建立健全学院治理制度体
系，不断推动日常管理与综合服务走上法治
化、规范化、科学化、制度化的轨道。无论
办什么、谁来办，都要照纪律办、依规矩办、
按程序办。
（三）软化形式要求，实化内容供给
坚决摒弃花拳绣腿、繁文缛节的形式主
义，更不能做徒有其表、华而不实的表面文
章。在内容上，要在狠抓“实”字上动真格、
梦见柿子树
见真章：讲实话、出实策，办实事、担实责，
下实功、用实招，创实绩、见实效。
一是守好本职本分，轻声细语、和颜悦
。说一千道一万，综合办的职能归根结
底“可以用‘服务’二字概括”[4]。作为综
合办秘书，必须甘当服务员、乐做勤务兵，
绝不能对服务对象吆五喝六、呼来唤去。即
便由于正常工作需要，一定得向师生提出要
求时，也绝不能端起强硬的姿态、拿出命令
的方式。另外，综合办服务对象是高校师生，
他们特点突出、个性鲜明：老师们埋首于教
学，醉心于科研，一般对那一套不屑一顾、
嗤之以鼻；以“95后”“00后”为主体的
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新时代大学生更是对形式主义盛行的官僚作风视如粪土、深恶痛绝。面对学生，不能以“成功者”自誉，沾沾自喜、夸夸其谈；不能以“过来人”自诩，惺惺作态、呶呶不休；不能以“教师爷”自居，高高在上、咄咄逼人。
二是把准主题主旨，删繁就简、去粗取精。要从一团乱麻、一地鸡毛中掇菁撷华、澄沙汰砾，选出核心主题与关键主旨（网络上俗称“敲黑板、划重点”），切忌“眉毛胡子一把抓”。比如，有的师生带着问题来，要为他们答疑解惑；有的师生带着迷茫来，要为他们出谋划策；有的师生带着难处来，要为他们扶危济困。在此过程中，有一些关键节点、基本事项“存在感”满满，一次又一次地反复出现，可将其写在纸上、贴在墙上，以免每次都讲得喉干口燥、唇焦舌敝。
三是认清全貌全局，条分缕析、纲举目张。一部分党务政务工作有一定的周期性、循环性、规律性，每年特定时间处理特定事宜，如党员发展、竞赛组织、设备报废等。凡事预则立，不预则废，要学会
窥斑见豹、观叶知秋，由小见大、以点带面，从细枝末节中辨明主流、理顺主线，勾勒出服务事项从序曲到尾声的演进逻辑与发展脉络，从而做到面面俱到、井井有条。另外，与其临渴掘井，不如未焚徙薪；要善于从既往办事过程中总结经验、吸取教训，变消极为积极、化被动为主动，提高前瞻性、增强预见性，避免手忙脚乱、头晕眼花。
（四）固化痕迹留存，量化成果产出
任何工作想要如火如荼、有声有，那就不能顾头不顾尾、善始不善终。综合办亦如是。一项工作进入收官阶段，并不等于高枕无忧、万事大吉，必须有条不紊地做好以下几点，才能“案结事了”（套用司法界术
语）、政通人和。
一是纸质材料的归档备案。保证桩桩件
件都有档可阅、有账可查、有案可稽、有据
可考。不能人为制造所谓的“历史遗留问题”，
让当下正在发生的鲜活事件随着时间推移逐
步变成日后捕风捉影的“宫闱秘密”、道听
途说的“陈年旧闻”。
二是电子数据的存档备份。一些必要数
据要固定住、保存好。如教工数据，包括在
岗在编教职员工的姓名、性别、毕业院校等
文字信息，以及年龄、身份证号、职工编号、
入职年月等数字信息。又如，包括
每年的招生数与毕业数、就业率与升学率等。
充分利用大数据、云计算、区块链等新兴技
术，让信息多跑路、让师生少跑腿。除此之外，
还要注意妥善保存工作文件的电子版。一些
软件如QQ、等，一旦超过一定时间期限，
聊天过程产生的传输文件便会自动失效，因
此需要利用可移动存储介质如U盘、移动硬
盘等对工作文件进行固定。
三是工作成果的数据统计。实施科学合
理的量化考核是人心所向、大势所趋。举例
来说，文字类工作可以对文字呈现的方式、
形态、载体进行数量统计，如起草规章制度
多少项，撰写会议纪要多少份，采编新闻报
道多少篇等，为人事制度改革提供扎扎实实
的数据凭证。
三、结语
为政之要，重在落实；落实之要，重
在明责。不搞清楚责任主体，再宏伟的蓝图
也无人“施工”，再庄严的承诺也无人“兑
现”，只能是谈兵法于纸上、建楼阁于空中。
我们认为，良策妙法的落地见效，仰赖于校
院两级各有关单位及其教职员工凝神聚力、
集智汇力、齐心协力，形成抓改革、促发展、
保稳定的强大合力：既需要学校决策机构及
其所属部门准确识变、科学应变、主动求变，
从宏观上进行通盘考虑、系统规划、集中动
员、一体推进；又需要学院领导班子及其所
辖科室知责于心、担责于身、履责于行，从
微观上做到前后协调、左右贯通、里外配合、
上下联动。凡属过往，皆为序章；征途漫漫，
唯有奋斗。随着全国教育大会的召开和《深
化新时代教育评价改革总体方案》的印发，
教育改革已进入攻坚克难的深水区。冲锋号
角已经吹响，前行航灯已经点亮。高校二级
学院综合办公室及其工作人员要以“爬坡过
坎、闯关夺隘”的坚强毅力，以“逢山开路、
遇水架桥”的无畏精神，以“踏石留印、抓
铁有痕”的扎实作风，深刻把握新发展阶段、
全面贯彻新发展理念、积极融入新发展格局，
全力推动党政管理与综合服务的各项事业欣
欣向荣、蒸蒸日上，不断绘制高质量发展的
壮美画卷，书写高效能治理的锦绣辞章。
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（上接第203页）
时性的，并且不受语言和国界等的限制，具有开放、平等的特点，丰富了人们获取信息的方法与途径，也扩展了事件传播的信息源。当事件发生后，一方面，大学生既是事件的参与者，影响突发事件的进程和趋势；另一方面，事件经学生上传到网络空间，通过传播与发酵，引起社会各阶层的重视、评论，进而参与进来，从而使得参与的主体多样化。
（二）传播扩散速度快
传统媒体时代，需要通过专门的新闻从业人员搜集材料、整理信息，然后在社会上发布，传播速度慢、覆盖面小，影响力弱；如今，信息的传播可以突破任何壁垒，目击者可以第一时间将整个事件流程传播到网络上，这种传播是即时的，每一个注意到事件发生的网民又可以作为源头再次传播，短时间内就可以扩散到全社会。
（三）影响波及范围广
传统的广播、电视、报纸等媒介的传播
是单向的，公众不能挑选信息，不能即时
表明自己的观点，只能被动地接受，与他
人交流和沟通存在一定时间的延迟和滞后，
这种单向传播方式极大地降低了新闻事件的
时效性和影响力。现在网络技术高度发展，
信息传播速度快，人与人、人与社会之间的
交流是双向的、即时的，事件的波及范围广，
影响力大，容易造成网络舆情。
四、结语
高校突发事件的内涵与外延都在不断演
变与发展，理论研究任重道远，突发事件
的应对和解决，需要制定相应的规章制度，
建立健全各类应急预防措施，建立预警机制，
提高体事件发生之后学校的处理能力，提
高预防和处理新的突发事件的能力。应急预
警不是一劳永逸，而是周而复始管理的动态
过程，优秀的高校管理者不能仅仅满足于设
计危机处理方案，更要做出预警并预防可能
发生的危机，既能亡羊补牢，又能防患于
未然。
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