网上查档中的问题及对策
２００６．４
文化长廊随着互联网的日益普及和各
级各类档案网站的相继开通，网上查档已成为获取档案信息最方便、迅捷和最经济的途径。目前流行的到档案馆查目录、填单子、调卷宗，然后才能阅档的传统模式，将会逐步退出历史舞台，或者只在有特殊用途和查阅特殊档案时才使用，未来查阅档案多数将在网上进行。笔者是一名学习信息管理和信息系统专业的在校大学生，不少撰写毕业论文的同学常常问及我网上查档事宜，亦有一些师长常吩咐我帮助在网上查档，收集有关史料。现将在网上查档中遇到的问题和解决这些问题的思考连缀成文，以求教于专家。
一、检索系统专业性太强，界面切换频繁复杂，不宜普通人使
用。，浏览首页，点击“
网上查档”、“分类目录检索”、“
档案目录信息”、“高级检索”，输入“
档号”、“
题名”等相关信息……完成上述众多的操作后，才有可能查询到相关内容。坦率地讲，这些操作对熟悉计算机和档案专业的人士来说，易如反掌，但对没有相关专业背景的一般查档者而言，则是如坠雾里，无所适从，常常费了很多时间，收获甚微，甚至没有收获。
解决这一问题，首先要解决思想认识问题。笔者曾请教过数位档案专业人士，得到的回答大多是：起码的常识都不懂，查什么档？事实上，站在全社会的角度，无论哪个专业，都是内行少，外行多，内行为外行服务。内行不能向外行提出特殊的要求，只能提供全方位的服务。关于此点，应该借鉴“傻瓜相机”的设计理念，只要会按快门，就能照相。要换位思考，更新观念，树立为外行人服务的思想，尽快研发人人都会操作使用的“傻瓜检索系统”。
二、文字、图表、音像等不同形
式和不同介质的档案，分类存储、分类检索，没有设置能同时检索各种档案的搜索引擎，致使查询结果单一，相关信息支离破碎，不利于阅档者快速宏观地把握同一主题的全部信息。出现这种情况，主
要是将传统手工检索的模式，原封不动机械地搬到了数据库上，忽视了计算机具有极强的跨类沟通的数据处理能力。
解决这个问题，技术上不存在困难，只需增加一个全检系统便可大功告成。值得注意的是，应适当提高计算机硬件的配置和内存，以保证新增全检系统的正常快速运行。
三、只能查询案卷名和文件目录名，不能查询相关文件的内容。目前开通的档案网站，其数据库大多是案卷级和文件目录级的，文件全文级的很少。这个问题，属于发展中的问题，实现数字档案是一个艰苦的过程，肯定要走一条先易后难、先局部后全局的道路，这是符合事物发展规律的。
解决发展中的问题，只有靠加快发展，具体办法有二：其一，对老档案，根据利用频率的大小，分期分批加快全文录入，并结合密级和保管期限等具体情况，尽早上网供广大使用者查阅利用；其二，对正在形成的电子文件档案，要搞好电子文件归档和电子档案的规范化管理，实现办公自动化建设与档案信息化建设的无缝结合，即“文档一体化”，其捷径是充分依托电子政务平台，使新文件在“文档一体化”系统中进行起草、修改、签发、传阅、存档等环节的运作，这个工作做好了，可以收到“一劳永逸”的效果，为将来这些文件的上网，打下坚实的基础。
四、文字档案以图片形式存储，不利于其全文信息的检索查询。在实现文件全文级档案数字化
的过程中，部分档案馆为了抢时间
赶进度，采用电子扫描的技术，将文件逐页扫描，以图片的形式存储在数据库中。查阅此种文件，先要检索文件目录，然后点击所阅文件目录名称，出现在显示器上的是该文件的扫描图片。客观地讲，有全文图片总比没有强，有近一半的文件采用这种方式可以满足查阅者
的需要。但是，当遇到“
关于当前工作的紧急通知”这样不反映具体内容的文件题目，或文件内容异常丰富时，不利于检索查询全文信息的弊端就会凸显出来，阅档者面对以图片形式存储的文字档案，要想到自己需要的相关信息，犹如大海捞针一般困难，致使宝贵的档案资源不能得到有效的利用。
解决该问题，亦不存在技术困难，全文只需文字输入和增设一个全文检索系统即可。
五、网站多，规模小，互不联网，档案资源分散凌乱，尚不能产生规模效益。据不完全统计，到
２００５年底，全国有国家级、
省级、地市级、２１１高校等各级各类档案网站２００多个，各个网站独立运行，相互之间不能联网。这种状况，给查阅相关档案带来了极大的不便。例如，由于行政区划的变更，查阅民国时期直隶省所辖各县的档案资料，就要分别登陆河北、北京、天津、河南、山东等省市的档案网站，既费时又费力，资料还不容易搜集齐全。以往的科学研究注重的是分析，对特定研究对象的各个层面进行划分
、各个组成部分进行定性定量；今后的科学研究注重的是分析基础上的综合，或者将特定问题放在更大的空间和更长的时间里研究，或者将过去认为毫不相干的两个以上的问题放在一起研究，形成一个新的交叉学科。这种以综合为特征的研究方法，较之以往以分析为特征的研究方法，所需资料的范
网上查档中的问题及对策
□慢慢进入你的身体是什么歌
张子洋
档案·
学说４２··
煎鱼的做法２００６．４教师节贺卡书写格式
文化长廊
随着我国社会主义市场经济
体制的建立和不断发展完善，金融档案更突出地展示了在国家宏观调控经济中的货币杠杆作用，充分发挥着自身的利用价值。面对加入世贸后外资银行的种种挑战，我国金融业也在不断革新和拓展，经营管理方式和理念在不断发生变化，银行档案管理如何适应新形势、新任务的需要，已成为当前档案工作急需研究和解决的问题。
歌曲荷塘月歌词一、加强组织领导，完善各项规章制度，夯实档案管理工作基础
档案管理是一项系统工程。这一工程设计的好与坏，在一定程度上取决于单位领导对档案工作重要性的认识，取决于加强档案工作的管理力度和深度。从这个角度讲，做好档案管理工作，一把手最关键。这就要求领导者首先对档案工作必须有一个比较清醒的认识和了解，真正把档案管理工作列入
党委的重要议事日程，与政治、
经济、业务工作同部署、同检查、同落实、同考核、同奖惩。切实了解国家有关档案工作的法律法规，特别是对《档案法》有更深刻的认识，按照
《
环境生态工程
档案法》管理档案工作。其次是建立健全档案工作管理机制，针对新时期出现的新情况、新问题，及时进行调查研究，并结合本单位的实际情况修订各项规章制度、办法，并建立适应现代档案要求的新的档案规章制度，使档案工作逐步走向科学化、制度化、规范化，确保档案工作顺利开展。
二、着力推进档案管理现代化、人才化，打造高素质档案人才队伍
长期以来，银行档案始终保持“
多档”管理方式，即：会计档案、信贷档案、文秘档案各为其主，其管理方法多样复杂。多数人根本没有受过正规的档案专业教育，即便是银行的综合档案员也很少经过专业培训，并存在着身兼多职问题；基层银行更是人员配置少，工作任务重，人员变动频繁，给各类档案归档入室工作带来许多不利和困难。这就给我们提出一个问题，现代化档案管理工作，核心问题是档案员队伍建设和人员整体素质的提高。
（一）加强档案员队伍建设，保
证档案员相对稳定。一是抓好专、
兼职档案员队伍网络建设，坚持专、兼职并存，互为补充，这是做好档案工作的现实选择。二是在选拔档案员用人上，必须要经过政治审查，强调政治可靠，立场坚定，思想进步，银行业务知识全面，
具备高度责任感和事业心的优秀中、青年是最基本的条件。要形成一个多“
元”的档案管理网络队伍。成员应该包括：综合档案管理员和各业务部门相关资料管理人员，如：信贷内勤人员、统计员、会计部门的综合人员、微机管理人员、办公室秘书、打字员等。三是这支队伍要在综合档案员的组织领导下，定期召开工作会议，研究部署工作，搜集汇总档案资料。同时教育这支队伍的所有人员时刻意识到“档案就在我身边，档案连着你我他”，使其感受到档案是现实、是历史、是文化；感受到档案与自己的关系、与自己的责任，从而营造良好的档案氛围。四是抓好档案员队伍年终考核，严格坚持档案员的基本条件，适度调整人员，保持队伍的相对稳定。
山羊奶皂浅谈新时期金融业档案管理
□
李学
围和数量既广且多，档案部门应当主动适应这种变化，有针对性地全方位地提供各种信息。
解决该问题的途径，就是建立全国档案信息网络中心，将所有档案网站联接在一个大系统内，将各种零星的、分散的信息汇集成一个大信息库，并设计任意组合的查询系统，利用者只需一次登陆，便可以到所需的各种档案信息。
六、缺少辅助性服务信息，致使有档查不到。在实际查询过程中常发生这样的情况，由于输入的关键词与数据库中的信息不匹配，查不到所寻的内容，而实际上数据库中是有相关内容的。如，登陆中国第一历史档案馆网站，搜索“袁
慰庭”，没有相关信息；将“
袁慰庭”改成“袁世凯”再搜索，就会出若干条信息。其实，袁慰庭就是袁世凯，“慰庭”是袁世凯的字。这种问题常常发生在人名和地名上。
解决该问题的途径，就是在数据库中增加辅助性服务信息，在利用者掌握的信息和档案数据库中存储的信息之间，架起一座桥梁，使天堑变通途。人名，将大名（学名）、字、号乃至别名、笔名、书斋名等一并收集录入；地名，将古名、旧名甚至雅称等名一起录入。在数据库上增加辅助性服务信息，将会提高档案资源的利用效率。
以上问题和解决这些问题的对策，是具体的一对一的。从系统
学的角度思考，解决上述问题，应该从宏观上综合考虑，即：系统设计上采用以全文信息为中心的数据结构，支持多媒体化和跨门类应用。打破区域、系统、部门的限制，建立国家档案信息网，整合、优化各地各类档案资源，充分发挥档案信息资源的规模优势；突破档案门类、载体、年度的界限，实
现全方位、多角度、多形式的检索查询，提供模糊查询、准确查询、任意组合查询等多种查询方式；淡化档案和计算机专业彩，增强创新意识，使档案的查询利用日趋普及达到大众化。
（作者单位：中南财经政法大学）
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