外贸单证接转操作流程
外贸单证接转操作流程
本操作流程比较适用于中小外贸企业哦
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不是从阿里巴巴照搬的啊~！里面有细节上的填充，可供参考~！
1、客户询盘：一般在客户下正式的Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2、报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出Proforma Invoice 给客户做正式报价；考虑到汇率变化及原材料变化，报价单必须注明报价有效期及相对应的价格浮动范围。并且根据不同的产品要保证基本的利润率，如有变化需经过公司的批准同意。
3、得到订单：经过洽谈，业务部收到客户正式的订单确认Purchase Order。针对于最终的PO，业务部需要做订单评审，由技术部与总经理或总经理助理参与订单的评审。技术部评审订单旨在明确产品的可操作性，并在”合同（订单）评审表”上对订单做可预见性评估；同时财务部要从财务的角度提出保证公司运转及新产品开发的资金支持。该表格一式两份，一份交给业务部，上面需技术部签字；一份技术部留底，上面需业务部签字。总经理或总经理助理评审订单以审批订单的预付款、佣金、付款时间、尾款结算等条款为侧重点。
4、制作生产加工单：业务部得到客户的订单确认以及技术部与总经理或总经理助理的订单评审后，首批订单必须制作正式的购销合同，明确产品质量、交货时间、其他要求及相应的索赔确认和产品质量追索期，以后同类产品可以给工厂制作”生产加工单”，安排生产计划，但是需要注明所有的与产品相关的要求要满足首批的购销合同。生产加工单上除品名、单价、重量、详细图纸等必需的项目外，还需在加工单下方对延期交货、产品质量（包括产品本身、产品附件、表面处理、内外包装）不合格等情况的违约责任做出详细的书面描述。生产加工单，一式三份，一份由业务部留底，一份交由技术部以便及时跟踪控制产品的生产和质量，另一份则留存单证部做制备单据。
5、确认生产，明确收到信用证或T/T预付款后可通知工厂正式投产。
5.1：与客户首选是L/C付款，尤其是高风险地区，目前公司已投保短期出口信用险，如果业务员认为客户有拒付货款的可能，一定要在制备交接单上标注，或尽早书面告知总经理和单证部，有必要的情况下要对客户的资信进行调查或者投保短期出口信用险，具体详情请参考短期出口信用险的通知和要求。公司要求的L/C 通常情况下是即期信用证，如果付款期限有变需要经过公司批准同意。通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能存在的问题、风险等，如有疑问应由业务部立即通知客户修改信用证。
5.2：对于风险较低或者有过合作经历的客户可以考虑T/T付款，公司要求客户必须先预付最少30%的货款，预付款到帐后可以通知工厂安排生产；剩余70%见货运提单的传真件后付清，财务部确认款到账后方可给客户寄单。如果付款比率有变化须经公司批准同意。
5.3：如果是放帐CAD、O/A的客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经总经理或总经理助理确认方可操作。
6、验货：
6.1：技术部根据业务转交的生产加工单跟踪货物的进度并进行产品质量的过程控制，应该在过程控制中发现问题解决问题；任何修改必须通知业务与客户确认后方可进行；并随时跟业务沟通生产进度情况，以保证交货时间。
6.2：发货前的验货，至少在交货期前一周，要通知公司技术部验货员验货，除了正产的最终质量抽检外也要检测包装质量，保证货物运输过程中的安全性。
6.3：如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知技术部。
6.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验
货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂和技术部。我以为忘了想念是什么歌
7、制备基本文件：业务部至少应在发货前两周时提供给单证部生产加工单、售货合同、PO和制备交接单、工厂提供的装箱资料，若有单据需做使馆认证的则至少需提前20天通知单证部，由单证部来制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件。注：如果是信用证操作的要附上确认好的信用证。
艺术设计专业8、商检：如果是国家法定商检产品，业务部在给工厂下生产加工单以及给单证部做制备交接单时要说明商检要求，且要告知将来产品的出口口岸，便于工厂或公司办理商检。单证部应协助提供出口合同，发票等商检所需资料，并在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
9、租船订舱：
9.1．如果跟客户签定的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输国内的代理公司或船公司。业务部应尽早从客户处得到货代的联系信息、发货意向、了解将要安排的出口口岸、船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期后，及时通知单证部。根据商务部的要求，为了避免FOB条件下的无单放货，应尽量选择国外客户指定在国内的货代或船公司进行操作，对于国外客户指定的国外货代，要报总经理或总经理助理批准后方可操作。单证部至少在交货期两周前向货运公司发出书面订舱委托书（SHIPPING ORDER），通常在开船一周前可拿到准确的入货通知，并将相关信息书面或邮件通知业务部相关责任人。
9.2．如果是由卖方支付运费，单证部应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，起运口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务部相关责任人，由业务部通知给客户。如客户不同意时要另选客户认可的船公司（若信用证环节处，客户已对船公司做出了限制，业务部应在制备交接单交接给单证部前做书面标注或邮件通知）。单证部需在开船前两周书面订舱，程序同上。
9.3．如果货物不够一个小柜，需走拼箱或散货时，单证部需向货代公司订拼箱或散货舱位。拿到入货通知时，还要了解截港时间、截关时间，入货报关要求等内容，及时书面或邮件通知业务部相关责任人。
9.4．向运输公司订舱时，一定要传真书面订舱委托书，注明所订船期、箱型、箱量、件重尺（重量需提前与业务员和工厂进行落实）、目的港、信用证对于订船的相关要求等内容，以避免差错。对于客户开立的信用证中提的一些不合理或船公司无法做到的要求，应尽早通知业务部联系客户修改信用证。
10、安排拖柜：
10.1．货物完成并由技术部验货通过后，委托货代公司或车队提箱，装箱。
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原则上，安排拖柜至少要在截港期前的4个工作日做书面通知，以避免运力紧张，节假日等特殊情况而没有合适的车队的情况。货代公司或车队应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全、准时。要给货代或车队传真的派车明细上，应包含以下资料：订舱委托书/有放箱指令的放箱单、船公司、订舱号/提单号、船名/航次、场站、注明装货时间、箱型/箱量、装货地址、装货件重尺等。如果有验货公司或技术部验货员到厂监装，业务部要提前书面或邮件通知单证部，由单证部书面声明给货代公司或车队，不能有任何延误，并要求签字回传一份上述资料，备注上列明箱号、车牌号、司机及等。
10.2．单证部传真一份装箱通知单给工厂，并书面或邮件一份给业务部，列明装货时间、箱型、订舱号/提单号、订单号、车牌号以及司机等。
10.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给单证部，列明货柜离厂时间、实际装货数量、集装箱号/铅封号等作为备查的资料。要求工厂对于不再拼装货物的集装箱，装完货后一定要施铅封。
11、委托报关：由单证部将报关所需资料提前交给货代公司或合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供报关委托书正本（一式三联）、填写正确的报关单、准确件重尺的箱单/发票/合同、准确船名/航次的入货通知、本公司的联系人和电话等。
12、获得运输文件：
12.1．在船公司截单日前，单证部务必要将提单准确内容提供给货代公司或船公司。提单内容要按照L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物件重尺，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证等其他相关文件。
12.2．督促货运公司或船公司尽快出提单样本及运费帐单。仔细核对样本无误后，向货代公司或船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样本给客户，得到确认后再要求船公司出正本。全部确认无误的往来文件均需有”OK！确认无误”字样。
12.3．协调财务部及时支付运杂费，付款后通知货代公司或船公司及时取得提单等运输文件。支付的运杂费单证部和财务部应分别做登记。
13．准备其他文件：三级剧情片
13.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写、大写、金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般至少要提前20天办理。
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13.2．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符（若需按此格式显示的话）。要显示唛头和包装箱号，以便于客户查。装箱单的件数、重量、体积要于提单和各单据相符。
13.3．FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书（但青岛的商检局一般不愿给办理，所以能尽量提早申办就提早申办），需提供发票，原产地申请书等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明出境货物未在香港进行再加工。
13.4．CO 一般原产地证：一般原产地证可在商检局或中国贸易促进会办理，贸促会的要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办
理大使馆加签，也和发票一样至少要提前20天办理。
13.5．装船通知：一般是要求在开船后几天内，由单证部提供发货的详细资料给业务部(可通过书面或邮件)，再由业务部将装船通知(SHIPPING DETAILS)通过书面或邮件的方式发给客户，具体内容包括船名、航次、提单号、开船日、预计抵港日、货物件重尺、发票金额、唛头、目的港代理等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意在客户要求的时间内办理完毕。14、交单：
14.1．采用L/C收汇的，单证部应在规定的交单时间内(提单日期21天内)，备齐全部单证，并严格审单，必要的话再由业务部相关责任人核对一遍，确保准确无误，再交银行议付。
14.2.1．采用T/T收汇的，单证部在取得提单后马上通知业务部，业务部决定何时将提单传真给客户，与财务部确认收到余款后，再书面或邮件通知单证部是否将提单正本及其他文件通过快递寄给客户。
14.2.2．如果T/T收汇的，要求收全款才能操作的，要等业务部和财务部落实好款项入帐后，后通知单证部安排拖柜等事宜(该特殊情况需在制备交接单上注明)，待单证部拿到提单后，方可寄正本提单给客户。
15、业务登记：每单出口业务在完成后，业务部和单证部都要及时登记，包括电脑登记及书面登记，内容越详尽越便于以后查询，统计等越好。
16、文件存档：所有的文件包括PO、L/C和议付文件等，单证部必须留存一整套以备查用，所有的存档文件均有单证部整理、保管。若业务部或其他部门要借调文件查阅或复印，需填写文件借阅/复印表，用完后速归还单证部。
17、单证部平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务部报价提供帮助。

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