最新整理党政机关公文“机关代字”编写规范化建设探析
党政机关公文“机关代字”编写规范化建设探析
燃气热水器排行榜20xx年《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成，学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1]，也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点，还只是停留在本体讨论，即“机关代字是什么”的阶段，没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此，笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端，就其编写原则、涵括要素的编写规范，以及今后的规范化建设陈述陋见，抛砖引玉，以求教方家。
1党政机关公文机关代字编写原则
要阐释党政机关公文机关代字的编写原则，不能不发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度，真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定：“本令所揭各项令状，各依年月日先后编号，每一年更易一次，自第一号起至何号止，于政府公报公布之”。由此可见，发文字号的原初意义在于防伪与统计，对机关代
字编写并不十分重视。北洋政府时期，形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中，在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断，从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计，更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后，1957年《xxxx秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”，能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号功能进行比较全面而权威的解释。
在公文拟写方面，发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时，通常都要在其标题后面括注其发文字号，以增强区分性和权威性。在公文办理方面，如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时，建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号”，以标示主件与其领属关系。在档案管理方面，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定，档案尤其是文书档案卷内目录编写时，发文字号是要素之一。不仅如此，现代档案管理技术发展之后，在编制电子档案文件目录时，发文字号也是要件之一。从上述党
政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出，党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则：
1.1区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说，其应该成为公文的“身份标识”，不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局，发文代字如果都缩写成“*省监”，那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上，《xxxx省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《xxxx省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件，可能会因发文年份相同、顺序号相同，发文字号就完全相同，这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文，如果是xxxx省政府发的，机关代字标识为“苏政发”；如果是xxxx省政府发的，机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同，但由于机关代字不同，即使同时引用、称述，人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别，这就是机关代字的区分性在发挥作用。
学生信息管理系统 1.2通用性。所谓通用性，就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可，成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义：首先，机关代字的编写规则必须
尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中，“中”往往指代“xxxx”，“国”往往指代“xxxx”，这就是约定俗成。再如xxxx省简称“豫”，xxxx省简称“皖”，这既是长期历史传承的结果，同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的，其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后，从中央到地方，从党政机关到一般单位，都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况，甲政府编写的机关代字是“*政发”，而乙政府编写的机关代字又变成“*府发”，同为行政机关，一个简为“政”，另一个简为“府”，这显然是编写规则出了问题，当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。
1.3简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性，机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”，这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长，给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便，使人一望发怵。机关代字虚长，往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后，生怕机关的简称、性质、类别说不清楚，编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能，什么菜都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代字编写为“*（该省的简称）国资考核字”，该机关代
字除“国资”二字还可进一步简化外，“考核”二字本身与公文主题毫无关系，纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也嵌入其中，那就显得更不严肃。如何做到简洁？主要有两条：一是组成要素不宜太多。目前公文实践样例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素，笔者认为仍有简化的可能（下文还要专述）。二是各个要素简字要做到字字珠玑，言简意丰，力求以少胜多。
2当下党政机关公文实践样例中的机关代字编写规范设想迷你世界领皮肤教学
折爱心 从目前党政机关公文实践用例可以发现，机关代字通常由机关简字和文件格式简字两部分组成。如xxxx发文字号的系列机关代字中，就有“国函”“国发”“国发明电”诸类。笔者认为，在机关简字之前很有必要加注机关所在地的简字，理由一是在我国社会信息化水平不断提升的大背景下，机关代字要更有利于党政机关公文的全国流通与快速辨识。二是虽然机关简字从党政机关的规范化简称中选择可能最好，也最方便，但问题是我国党政机关规范化简称的领属区域范围太小，不能反映其所在的省份。《xxxx关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中，规定国家行政机关印章所刊名称“可以采用规范化简称。地区（盟）行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、市、县级人民政府的
印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区人民政府的印章冠市的名称，乡（镇）人民政府的印章，冠县级行政区域的名称”。这里以县级政府为例，如“中华人民共和国xxxx省平顶山市宝丰县人民政府”的规范化简称，按规定应该是“宝丰县人民政府”，前面不能冠以“xxxx省”。如果在编制机关简字时编制为“宝政”二字，在xxxx省平顶山市范围内人们可能还能知其所指，但如果其所发公文超越了特定区域流通，人们就可能不知所云，那么机关简字的替代和符号意义就很不明显甚至没有意义。但如果我们在其前面加注其所在区域的省份简字“豫”，则人们至少从机关代字上就可以一眼看出这是一份来自xxxx省的公文，这就使公文具有通行全国、普遍天下的价值。正是在这个意义上，笔者认为，当下党政机关公文实践样例中的机关代字应细分为区域简字、机关简字和文件形式简字三项。举几个种子传播的例子
2.1区域简字。党政机关区域简字应该由省份简字加市（县、镇）简字构成。如xxxxxxxx、xxxx省政府，自然直接简称为“豫”，这与xxxx、xxxx直接简称为“中”和“国”一样。全国各省、自治区、直辖市的简称相关文献已有介绍，此不赘述。有的同志在简称省份时过于随意，如把xxxx省的简字确定为“海”。如果再有人把xxxx市的简字也确定为“海”。这样就不能保证全国各省、自治区、直辖市简字的唯一性，因此也就没有区分价值，当然也不易为社会大众所接受。
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