收藏！常⽤的档案馆（室）检索⼯具及编制⽅法
常⽤检索⼯具及编制⽅法
什么是档案检索⼯具？简单来说就是以⼀定的形式揭⽰和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的⼿段，进⾏档案管理和提供利⽤的⼯具。
No.
01
卷内⽂件⽬录
卷内⽂件⽬录（见表1）是以案卷为单位，系统登录卷内⽂件的题名及其他特征并固定其排列次序的检索⼯具，通常排列在卷内⽂件之前。卷内⽂件⽬录的登录项⽬⼀般包括；顺序号、⽂号、责任者、⽂件题名、⽇期、页数、备注。卷内⽂件⽬录能够反映卷内⽂件的基本情况，能够固定⽂件在案卷中的具体位置，⽅便查具体档案⽂件，也能起到保护卷内⽂件的作⽤。
No.
02
案卷⽬录
案卷⽬录（见表 2）是依据特定要求，对案卷进⾏排列和编号，并登录案卷题名及其他特征的检索⼯具。它具有固定全宗内档案的分类体系和案卷顺序、进⾏档案保管、统计和案卷查询等重要功能的⼀种最基本的档案检索⼯具。
1. 案卷⽬录采⽤书本式，其⽬录表的基本项⽬包括∶案卷号、案卷题名、起⽌⽇期、卷内⽂件总件数、卷内⽂件总页数、保管期限、备注。
2.编制案卷⽬录是在全宗范围内进⾏的，通常按照全宗内档案分类的类别来编制，如按年度编制、按组织机构编制、按问题编制等；为了便于移交和管理档案，⼀般按不同的保管期限编制案卷⽬录；对带密级的档案，应单独编制案卷⽬录。
No.
03
全引⽬录
全引⽬录（见表3）⼜称"案卷⽂件⽬录""卷内⽂件⽬录汇集"，它是将⼀个全宗或全宗内的某⼀部分案卷⽬录和卷内⽂件⽬录相结合，汇编⽽成的⼀种检索⼯具。
伏羲氏全引⽬录⽐较常见的两种编制⽅法∶⼀种是先列出每⼀个案卷的案卷号、案卷题名、起⽌⽇期、卷内⽂件总页数、保管期限，实际就是将案卷⽬录表的项⽬重抄⼀次，再在每⼀个案卷下⾯详细列出卷内⽂件⽬录；另⼀种是仅列出案卷号，下⾯列出该案卷的卷内⽂件⽬录。
全引⽬录不仅以案卷为检索单位，还能以⽂件为检索单位，做到既能查案卷，⼜能直接检索⽂件，是全⾯了解档案内容与成分的基本⼯具。其局限性在于因沿⽤了案卷整理体系的束缚，不能满⾜按专题检索档案的需要。同时，查阅时必须对⽬录逐条审阅，影响检索速度。
No.
宠物鱼的种类图片04
全宗⽂件⽬录
全宗⽂件⽬录，较多采⽤卡⽚式，以全宗为对象，将所有⽂件（指永久与定期保存的⽂件）的内容和形式特征记录在卡⽚上，按照内容所反映的问题加以系统化组织⽽成的⽬录。它是档案馆，特别是机关档案室最常⽤的⼀种检索⼯具。
全宗⽂件卡⽚⽬录多采⽤⼀⽂⼀卡或⼀⽂多卡著录，能具体揭⽰每份⽂件的内容和成分，具体指明⽂件的所属类⽬和出处，存储的信息量丰富，具有查迅速、准确、全⾯的特点，是⼀种基础性的检索
⼯具。其著录项⼀般设置题名、责任者、⽂件编号、⽂件形成时间、附注、主题词、摘要、分类号、档号等。
No.
05
cf英雄主题⽬录
主题⽬录是根据档案主题法的原理，按照档案的主题词标识编排⽽成的⼀种检索⼯具。主题⽬录可以不受全宗、分类体系等的限制，集中地揭⽰有关同⼀事物的档案的内容，便于进⾏特性检索。
1.主题⽬录⼤多采⽤卡⽚形式，⼀般以⼀份⽂件为单位将标题式标识串作为排检项，所谓"标题式标识串"就是把反映该份⽂件主题的主题词组配成的⼀条标识，如有关⼩麦种⼦繁育的⽂件，可将⼩麦—种⼦—繁育三个主题词连在⼀起作为该份⽂件的标题式标识串填写⼀张卡⽚。如果该⽂件有两个主题，就需要分别填写两张卡⽚。
2.主题⽬录的优越性在计算机检索中可以得到充分显⽰，即将每份⽂件的主题词输⼊计算机后，能够以其中任何⼀个词作为检索项，查到有关该主题词的全部⽂件。
No.
06
上网行为分类⽬录
分类⽬录是将档案主题按 《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的⼀种检索⼯具。分类⽬录的主要特点是打破了全宗的界限，按照档案内容和性质，将档案馆（室）中全部档案材料分门别类地组织起来，便于从档案内容⼊⼿进⾏检索，系统地揭⽰档案的主题内容。
No.
07
专题⽬录
专题⽬录是集中、系统地揭⽰档案馆（室）内有关某⼀专题档案内容的检索⼯具。专题⽬录的特点是以专门题⽬为对象，把同⼀问题的⽂件条⽬组织在⼀起，可以是同⼀个全宗内有关某⼀专题的档案材料，也可以不受全宗限制，把全馆（室）有关某⼀专题的档案材料集中起来，有利于按专题查档案材料，对于科学研究、解决某些专门问题很有帮助。
No.
08
全宗指南
全宗指南，⼜称"全宗介绍"，是以⽂章叙述的形式介绍某⼀个全宗档案内容和成分及其意义的⼀种⼯具书。其主要作⽤是介绍、宣传和报道有关某⼀全宗的⽴档单位历史、全宗历史、档案内容和成分，从⽽使利⽤者全⾯熟悉档案内容，为利⽤者查档案提供线索。
全宗指南的内容主要包括以下⼏部分∶
1. ⽴档单位的历史概况。主要介绍⽴档单位的名称、成⽴时间、⾪属关系、性质、任务、组织结构设置及职能、主要领导⼈、历经的重
⼤事件等⽅⾯的情况和沿⾰。
2. 全宗历史概况。主要介绍档案的来源、数量、起⽌时间、进馆时间、完整程度、整理、鉴定、保管、利⽤情况、所编制的检索⼯具
等。
3. 全宗内档案的内容和成分。这是全宗指南的主体，⼀般根据原来的档案整理体系加以介绍，如果是按组织机构分类的，可按机构逐⼀
介绍，⾸先指明机构名称，其次指明该组织机构的职能任务、案卷数量，再进⼀步介绍档案内容和成分；如果是按问题分类的，可按原划分的类⽬逐⼀介绍，⾸先应指明类⽬的准确名称，其次介绍类⽬内档案所属的时间、案卷数量、内容和成分、利⽤价值等。介绍档案内容时原则上以案卷为单位，对若⼲个问题相近或相同的案卷可合并介绍，对有特⾊和价值较⼤的⽂件可单独详细具体介绍。
No.
09
专题指南
专题指南是按照⼀定的题⽬，以⽂章叙述的形式，综合介绍档案馆（室）中保存的有关该题⽬的全部档案材料的⼯具书。专题指南在选题与选材⽅⾯，与专题⽬录是⼀致的；在档案的内容和成分的介绍⽅⾯，类似于全宗指南，不同的是只有按档案内容介绍的⽅式，⽽没有按组织机构介绍的⽅式。专题指南主要起到介绍、宣传和报道的作⽤，不具备检索档案的功能。专题指南⼀般由三部分组成∶
1. 序⾔。对该题⽬的含义、意义、选材范围、档案价值以及编写⽅法作概要说明。网速慢是什么原因
2. 档案材料内容介绍。这是专题指南的主体部分，可按照专题⽬录中划分的类别系统介绍本专题包含哪些⽅⾯的材料，这些材料反映或
涉及了哪些主要问题、重⼤事件、重要⼈物等，还要指明这些档案材料的来源、数量、起⽌时间、价值等⽅⾯的情况。
网上自助办理身份证3. 附录。可将专题指南材料来源的全宗名单、⼈名、地名索引等加以编排，以便利⽤者使⽤。
No.
10
档案馆（室）指南
档案馆（室）指南是以⽂章叙述的⽅式，全⾯介绍档案馆（室）概况及其所保存档案情况的⼀种叙述式的报道型⼯具书，是档案馆（室）必备的检索⼯具，它使利⽤者了解档案馆（室）所存档案内容和成分，指导利⽤者查阅利⽤档案。
档案馆（室）指南主要包括以下⼏个部分：
1. 前⾔。也称序⾔、引⾔，包括编著指南的⽬的和作⽤，指南的结构体系、材料排列、使⽤⽅法、编制过程、参加编著⼯作的⼈员及其
它需要说明的问题。
2. ⽬录。是由指南各章节的题⽬及其所在的页号组成，供利⽤者检索。
3. 案馆（室）概况。包括档案馆（室）历史沿⾰，馆（室）藏档案综述、馆（室）藏资料综述、检索⼯具情况、汇编出版档案资料情况
以及利⽤⼯作综述等部分。其中，馆（室）藏档案综述包括馆（室）藏档案的来源、种类、范围、数量、起⽌时间、整理、鉴定、保管利⽤情况；利⽤⼯作综述包括查阅档案的程序和⽅法、制发档案证明的规定、查阅涉密⽂件的审批⼿续等。
4. 馆（室）藏档案情况介绍。这是档案馆（室）指南的主体部分，按照馆（室）藏档案实际整理、保管的体系为单位进⾏介绍。⽴档单
位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项⽬等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进⾏介绍。在介绍档案情况时，对反映⽴档单位主要职能活动和重⼤事件的档案、以及涉及知名⼈物和地⽅特⾊的档案要作详细介绍，涉及党和国家秘密的档案不能予以介绍。
5. 馆（室）藏资料介绍。各档案馆（室）都保存有⼀定数量的馆（室）藏资料，对馆（室）藏档案起着有益补充和辅助作⽤，可逐类予
以介绍，内容包括材料的来源、种类、数量、分类、整理及检索⼯具等，但⼀般性资料不作具体介绍。
6. 附录。是指附于正⽂之后与正⽂内容有关的⽂字、图表等材料，如检索⼯具名册、档案馆（室）的规章制度、⼈名索引和地名索引等
辅助⼯具。
相关标准》》》
档案馆指南编制规范（DA/T 3-1992 ）
版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。
发表评论