文件控制程序 | |||
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1.目的
1.1 依照 ISO 9001：2008 规定本公司质量管理体系文件的建立要求，确保质量管理体系所要求的文件受到有效控制，使质量文件管理规范，标准统一，以提高工作质量与工作效率。
1.2 确保各部门与质量活动有关的作业场所使用的作业文件是有效的最新版本，过时或失效的旧版文件撤离作业现场，并得到适当处理。
2.范围
2.1本程序适用于与质量管理体系有关的文件。
3.职责
3.1管理者代表负责组织质量管理体系文件的编制工作，质量管理员负责编制；
3.2管理性文件由各职能部门分别编制；
3.3质量管理员负责质量管理体系文件的标识、编目、发放、回收、复制和归档等管理工作。
4.文件的价值和使用
4.1本公司所有的质量体系文件用来沟通质量管理的意图，统一全体员工的质量活动。
4.2编制质量体系文件应是一项增值的活动，不一定按现行管理方式进行写实，而是通过文件的编写来完善和优化本企业的质量管理活动。
4.3本公司的质量体系文件应具有系统性、协调性和可操作性并通过文件的建立实施达到：
长恨歌赏析a) 满足顾客的要求和质量改进；
b) 提供适宜的培训；
c) 重复性和可追溯性；
d) 提供客观证据；
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e) 评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性。
5.文件的类型、层次和类别：
5.1本公司质量管理体系文件有以下几种类型：
a) 向公司内、外部提供关于本企业质量管理体系一致性信息的《质量手册》；
b) 提供如何一致地完成活动的或过程信息的《程序文件》；
c) 提供技术要求标准的《企业标准》，并严于或符合相应的国家法律、法规和认证检验依据，对无行业标准的企标应经标准化主管部门备案；
d) 提供技术要求工艺的《图纸》；
e) 针对某一过程或工序的《作业指导书》能够正确指导生产；
f) 针对某一产品规定检验方法和要求的《检验指导书》；
g) 为了记载已完成的活动和达到的结果专门设计的《质量记录表式》；
h) 针对特定产品的《质量计划》；
i) 包括有关的法律、法规，有关产品的国家或行业的标准和认证机构认证标准等的《外来文件》
5.2本公司质量管理体系文件有以下四个层次：
a) 第一层：《质量手册》；
b) 第二层：《程序文件》《企业标准》《图纸》；
c) 第三层：《支持性文件》（包括《作业指导书》《检验指导书》等）；
d) 第四层：《质量记录表式》《质量计划》《外来文件》；
5.3本公司质量管理体系文件划分为两类：
a) 管理性文件：包括质量手册、管理指导文件、质量记录等；
b) 技术性文件：包括技术标准、设计文件、工艺文件等
包括产品标准、检验文件、采购文件、技术协议、产品设计文件 、工艺文件、工装设计文件等。
6.控制程序
6.1文件的编制、审核、批准和发放控制
文件类别 | 编制 | 审核 | 批准 | 发放部门 | 发放控制 |
质量手册 | 质量管理员 | 管理者代表 | 总经理 | 办公室 | 1、发放前须经审核批准，封皮处须有“受控”字样和分发号，并填写《文件发放、回收记录》； 2、电子文件经批准后上传OA，并设定查看人员权限； |
程序文件 | 质量管理员 | 管理者代表 | 总经理 | 办公室 | |
企业标准 | 技术员 | 技术总工 | 总经理 | 技术质检部 | |
图纸 | 技术员 | 技术总工 | 总经理 | 技术质检部 | |
作业指导书 | 技术员 | 技术总工 | 总经理 | 技术质检部 | |
检验指导书 | 技术员 | 技术总工 | 总经理 | 技术质检部 | |
质量计划 | 技术员 | 技术总工 | 怎么设置电脑的亮度总经理 | 技术质检部 | |
质量记录表式 | 各部门主管 | 质量管理员 | 管理者代表 | 办公室 | 经批准后保存在办公室与OA办公平台，由表式使用者自行下载打印后填写 |
外来文件 | / | / | 管理者代表 | 技术质检部 | 填写借阅登记表 |
6.1.1受控文件因丢失或损坏不能用的，在《文件发放、回收记录》备注中注明，重新发放，破损文件可换发新文件，分发号不变。丢失文件需补发新文件，并使用新的分发号；若有回遗失文件，交回办公室作废处理；
6.2文件的更改控制
6.2.1文件应根据实际情况适时加以更改，以保持文件的有效性和文件管理的严肃性。文件的更改，应由提出人填写《文件更改、申请评审表》，一般由原审核人审核，批准人批准后实施，若指定其他人进行修改或批准时，实施人应获得审批所需依据的有关背景资料；
6.2.2工伤保险待遇有哪些必要时对文件在以下情况下进行评审和更新：
a) 当质量管理体系的内外部环境出现重大变化时，内部环境如组织机构的变化、重大的产品和设备、工艺的变化；外部环境如顾客需求的变化、法律法规的变化；
b) 当出现重大质量事故、重大顾客投诉、采取纠正预防措施时；
c) 定期进行文件评审。可以自下而上从文件的适宜性、操作性到文件的充分性、符合性进行评价，发现问题予以更改，主动地持续的改进质量管理体系。
6.3文件的标识控制
6.3.1公司使用的文件应予以明显标识，以防止误用。如：文件编号、受控、非受控、作废、留用等。
6.3.2文件编号
对文件的编写格式统一规定，文件编码规则如下：
/ □□ — □□□
流水号
文件代码
公司代码
文 件 类 别 | 质 量联想台式电脑 手 册 | 程序文件 | 支 持 性 文 件 | 企标 | 外 来 文 件 |
公 司 代 码 | |||||
文 件 代 码 | S C | CX | Z C | 1XXX-6XXX | W L |
流 水 号 | 年份 | （001-999） | （001-999） | 年份 | （001-999） |
6.3.3版本及修改状态：首版为“A”版，第二版为“B”版，以此类推。无修改为“0”，第一次修改为“1”以此类推。例如：首版无修改为“A/0”,首版第一次修改为“A/1”，以此类推。
6.4文件的保存控制
6.4.1质量管理员负责制定可随时得到的文件现行修订状态的《文件目录清单》；
6.4.2凡是需要用文件指导对过程进行控制的场所都可以得到适用的有关文件，并且“受控”文件，应加盖“受控”印章，编分发号，登记发放；“非受控”文件，加盖“非受控”印章；
6.4.3在OA办公平台上保存适用文件的电子版，文件适用的范围是根据岗位质量职责确定的；
6.4.4公司各职能人员，都应及时得到相关文件的有效版本；及时从使用现场撤出失效和作废文件，加盖“作废”印章，以防止误用；
6.4.5各类发布的文件一律归档统一保管，并登入文件管理台帐，以备需要时复制；
6.4.6销毁文件应填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后方可进行。经批准后须在
《文件记录销毁登记表》中登记。
6.5外来文件的控制
本公司策划和运作质量管理体系所必需的外来文件包括：
a) 来源于顾客的文件，如：顾客规范、图纸；
b) 法规性文件，如：质检报告、国家行业标准和法律法规；
c) 来自外部其他方面的文件。
6.5.1对外部文件由技术质检部跟踪并及时获得最新有效版本的文件。
7.质量记录
记录编号 | 质量记录名称 | 记录类型 | 保存部门 | 保存期限 |
/JL-001 | 文件目录清单 | 纸质 | 办公室 | 4年 |
/JL-003 | 适用法律法规目录 | 纸质 | 办公室 | 长期 |
/JL-004 | 适用产品标准目录 | 纸质 | 办公室 | 长期 |
/JL-005 | 文件发放、回收记录 | 纸质 | 办公室 | 4年 |
/JL-006 | 文件更改申请、评审表 | 纸质一尺六等于多少厘米 | 办公室 | 4年 |
/JL-007 | 文件记录销毁登记表 | 纸质 | 办公室 | 4年 |
/JL-183 | 文件/书籍借阅登记表 | 纸质 | 办公室 | 4年 |
/JL-184 | 文件销毁申请表 | 纸质 | 办公室 | 4年 |
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