会议接待流程
(主办方:主办单位;承办方:承办单位;协办方:会务公司)
一、会议准备
1. 学习资料(主/承办单位提供)
2. 会议登记表/签到表(主/承办单位提供)
3.《会议指南》、《会议日程》(主/承办单位提供)
4. 会议资料(主/承办单位提供)
5. 领导发言稿(主/承办单位提供)
6. 会议用背景墙图片(主/承办单位提供)
7. 横幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供)
8. 会议礼品(主/承办单位按参会人数准备)
二、设备及设施准备
1. 电脑
2.投影仪
3.会议室一间(根据参会人数预定)
4.车辆准备(根据要求安排接送站服务)
七夕想对老公说的话5. 麦克风根据会议要求提供
6. 订制领导座次牌(根据要求安排)
高校通报录取后退档7. 会议形式:座谈/桌形式/剧院(按要求安排)让人感动的话
三、会前准备工作程序
1. 根据会务组要求,代表报到前,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按要求落实到位。
七步诗2. 据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3. 提前检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到
位情况。
4. 提前完成会议所需发放的资料、签到表、就餐卡及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员的准备。
5. 与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。
6. 在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。
四、会议其它费用开支预算
1、按实际消费结算(会议用房、餐、会议室、车、发票、会议杂费支出(如课酬、横幅、茶歇等各报销项目)等。)
五、会场布置
1. 布场。
2. 按会议规定的要求布置好会场。
3. 设立会务人员发放会议用品及文件,维护会场秩序。
六、人员安排(财务人员、房餐、总勤(老师、会议室、车辆))
宝宝生日祝福语1. 根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员,票务,考察咨询,督导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)。
2. 会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务。
3. 车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。
4. 生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务。
七、发票的开据
在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方根据代表实际消费/需要(会议主办方要求),开据正式
发票(会议发票/酒店的住宿发票)。
八、会议接站
1.会议报到当天,安排接站。
2.人员及车辆安排
1)接站车辆:根据主办方要求派车
2)领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,有特殊要求的提前安排,保证准确安全接待。
九、会议报到
1. 在酒店大堂设“报到处”、“考察咨询处”、“票务处”;
2. 报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等;
3. 提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及
时妥善处理好代表要求;
4. 根据主办方要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品;
5. 代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存;
6. 提前打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表;
7. 会务组24小时有专职服务,随时接待安排参会代表。
十、会议期间
1. 要求酒店落实叫早/叫醒服务;
2. 准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行;
3. 落实会议室布置情况、根据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序;
4. 落实返程机、车票的登记;
5. 及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈;
6. 与酒店公司财务人员协调好票据的开取;
中草药的名称7. 准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程;
8. 会议财务人员核准账单(根据收据填写收费明细、制作会议账单)(根据
账单核准返住等信息)待准确无误后安排落实到位。
十一:会议考察
1:代表的安全问题
1)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
2)、我方承诺确保代表返程机、车票,并根据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行,取保顺利返程
十二:会议结束工作
1:会议结算
1):我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及情况、用房标准及情况、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误。
2):我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益。
2:会议返程
1):我方根据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向,分批送站,使代表顺利返程。
2):我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务。
3):我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向主办方反馈。
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