文件控制程序
修订履历
1 目的
规范本公司知识产权管理体系的文件管理，使文件的制定、编号、使用、发行、保存、变更、废止及销毁作业系统化、标准化，确保有关部门能迅速、正确地使用文件。
2 适用范围
本程序适用于与知识产权管理体系有关的文件。
3 职责
3.1 体系部：
3.1.1 负责文件编码、保存、变更、移转、销毁、遗失、调阅作业的控制与稽核。
3.1.2 负责文件副本发行、变更、销毁作业的控制与稽核。
3.1.3 负责公司知识产权管理体系文件原件和电子资料的保管
3.2 制定部门：负责文件原稿制定、变更、废止通知，负责指定文件的分发部门及数量。
3.3 使用部门：负责文件签收、保管、执行、回收，发现不妥之处向制定部门提出修改意见。
3.4 文件管理人员：由使用部门指派，负责依据本程序执行本部门内各项作业及文件管制。
4 术语及定义
4.1 体系文件：按GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》要求编制的、对公司的各种生产经营活动的流
程和职责进行规范以确保知识产权管理体系有效运行的文件。
梁静茹 问4.2 技术文件：与产品研发、生产、检验相关的各类工程技术文件，包括但不限于：图纸、物料清单等。
4.3 文件：信息及其载体，载体的形式不限；
4.4 附录：有参考价值但不宜放在文件中、可单独受控、变更的信息，如合同、已填写的表单范本等
4.5 原稿文件：文件制订人打印并经审核签名的原始纸质文件（非复印件）由体系部存档
4.6 受控文件：文件的信息和版本受体系部控制的文件
4.7 不受控文件：文件的信息不受体系部控制的文件
4.8 作废文件：文件内容已经失效的文件
4.9 外来文件：与公司运营及产品相关的来自于公司外部的文件，包括但不限于：相关方规格书/图纸/BOM清
单、业界/行业标准、法令/法规等。
5 程序
5.1 文件分类及编号规则
5.1.1 一级文件（管理手册）：简要说明本管理系统如何满足标准要求。
5.1.2 二级文件（程序文件）：规定何人于何时在什么地方做什么事。
5.1.3 三级文件（作业规范类文件）：相关规章制度，说明如何做。
5.1.4 四级文件（各种原始记录表格类）：用以收集传递资讯、控制作业流程或证明作业已符合要求。
5.1.5 各类文件编号、版次规则如下
5.2 文件的编写
5.2.1 文件的章节要求
公司所有的二级文件正文应包括以下章节/内容，三级文件依据实际情况进行调整：
1 目的
一般包含：规范过程、对过程进行有效控制等，力求简练、通俗易懂；
2 适用范围
也就是文件的适用对象，如某个部门、某个过程、某个工序，或某个产品等；
3 术语与定义
对专用特殊名词用通俗易懂的文字描述
4 职责
明确各相关部门或人员的职责；
5程序
即文件的作业过程，包括作业、控制、管理、记录、提出控制指标以支持过程有效性（即统计分析）和资料存档。引用文件或表单用“《》”表示。如需要以流程图形式阐述，流程从“开始”开始，以“结束”结束，每个“过
6 相关文件
此处出现的文件名称，在正文里面应明确在文件何处参考该文件，在编写文件时不能以制订人的主观意愿来参考，而应以文件里事实上有没有参考该文件为准；
7 相关记录
该文件引出的记录表单，具体格式如下表：
8附录
采用附录的目的是为了减小文件的篇幅，避免文件过长，所有的附录都必须在运作程序中注明附录序号；
注：当某一章节不适用时，可以将本章节删除。
5.3 文件的管理：
5.3.1 管理系统手册、程序文件、工作指示文件的管理
编制《文件目录》或《受控文件清单》对程序文件和工作指示文件分别管理，文件发布、新增发布
前要经过审核和批准，填写《文件会审单》，审核通过后发行；修订后再发布前重新审核和批准，填
写《文件更改单》，审核通过后再发行；文件的发行通过填写《文件发放回收登记表》发行，并同时
起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起执行；一、二、
三级文件的任何修改都做改版处理。文件作废需通过《文件处理审批单》审批后执行，纸质作废文
件需加盖”作废文件”章由文控中心保管，电子件作废需在文件名上加注“作废”字样。
内部文件制订、修改、审批、批准权限如下：
记录文件的管理参考《IPCX-002外来文件和记录控制程序》，表单由《记录文件清单》和《记录清
银行什么时候上班单台账》进行管理。
5.3.3 外来文件的管理
1) 外来文件以原文件名称和编号为索引，不再另行编号，编制《外来文件记录清单》，记录文件名
名称、编号、修订或实施日期、收集日期、文件来源、主要执行部门等进行管理。
2) 外来文件均以电子文件的形式进行发放，如有纸档原稿文件交由文控中心保管。
3) 主要执行部门应及时关注外来文件更新状态，并收集最新版本，纸档文件加盖“作废文件”印章，
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按作废文件处理。
5.3.4 电子文件的管理
由电脑操作员用其他分区的硬盘备份存档（网管设置权限），备份盘作好防尘、防磁、防毒、防静电
等工作，根据情况按日期或类型进行识别检索，并定期对电脑进行杀毒、升级和维护，确保文件不
丢失，电子文件保管人员应将文件设置密码保护，或设成只读，定期复查，未经授权人许可，任何
人不得进行拷贝和外传，如需更新电子文件，则将旧文件直接删除，保留最新版本文件（如有需要
可自行设置旧版本文件夹，隔离保存）。
5.3.5 文件的储存与保管
1) 所有文件可以用纸档或电子档保存，电子档保存要备份；
2) 失效文件的保存期限
a. 一、二级、三级文件保存五年以上；
b. 四级文件保存三年以上；
5.3.6文件的保密管理
1）密级及范围：公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：
四级流程a. 专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；
b. 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；
c. 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资性收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；
d.公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。
2）保密期限：一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。
具体管理参见《IPCX-014保密管理程序》
6 相关文件
6.1 IPCX-002外来文件和记录控制程序
6.2 IPCX-014保密管理程序
7 相关记录
7.1 记录表单
序号 表格名称 表格编号 使用部门 相关部门 归档部门 1 文件目录 IPJL422-01 体系部 各部门 体系部 2 文件会审单 IPJL422-76 体系部 各部门 体系部 3 文件发放回收登记表
IPJL422-02 体系部 各部门 体系部 4 文件借阅表 IPJL422-03 体系部 各部门 体系部 5 文件更改单 IPJL422-04 体系部 各部门 体系部 6
文件处理审批单
IPJL422-05北新桥灵异事件
体系部
各部门
体系部
8流程图
文控初审 OK  NG
审批/会签 电子文件发放 OK  NG
文件制定
开始 文件编号
登记
A
文件更改
文件回收
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A
结束
文件作废
纸质文件发放
文件使用/执行
遗失/损毁/增加
文件补/增发申请

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