文 件 封 页 | |||||||||
文件种类 | □QEM品质环境手册 ■QP/EP/QEP程序文件 | ||||||||
修改类别 | ■新 发 放 □更 改 版 次 □作废-取代檔 | 发放部门 | ■总经办 □管理者代表 □营销中心 □质量中心 □PMC部 □人办资源 □工程部 □ 研发部 □制造部 □仓储部 □采购部 □财务部 □成控部 □文控中心 | ||||||
文 件 修 改 记 录 | |||||||||
版次 | 更改原因 | 更 改 内 容 简 述 | 更改人 | 生效日期 | |||||
| two steps from hell | |||||||||
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编制 审批 | 批 准 | 管理者代表 | 发行章/日期 | ||||||
审 核 | 编 写 | ||||||||
1、目的
邮箱发规范管理，正确使用和利用邮箱平台，充分发挥的作用，最大限度地提高邮箱的使用率。
2、适用范围
本制度适用于睿羿全体员工。
3、权责
3.1网管负责的管理和运行秩序维护。
3.2 各部门员工负责正确使用。
第1章 邮件使用规定
第一条 邮件须遵循“尊重·坦诚·快速·简练”的原则。
第二条 邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即向行政部汇报。
第三条 网管负责的管理，配合开通个人邮箱。
第四条邮件标题不得超过12字，正文超过80字，应以序号分段叙述。文字邮件应在正文版面显示，附件仅限文章、图片、图纸和表格类。
第五条 开头须称呼收件人职位(收件为多人的，应称呼：各位同事、各位领导)。
第六条 每封邮件一般只针对一个主题表述。回复邮件时，可根据回复内容更改标题，不得出现三个以上的“回复/RE”。
第七条 凡收到邮件，收件人都须回复。抄送人作为参阅可不回复，如有建议请选择“全部回复”。邮件一般应尽量发送或抄送相关人员。
第八条 日常工作邮件与本部门以外人员沟通，可直接发给收件人，同时抄送双方直属上司（上级特别交办或涉密事项可不抄送）。内部间、部门间的事件或可以部门间、自行处理的事的邮件尽量不要抄送给总经理。
第九条 收到沟通、审批类邮件，须“全部回复”；通知类邮件只回复发件人；通报类邮件无需回复。收件人对通知、通报类邮件有建议，应向上级领导反映。
第十条 收到工作指令类邮件，收件人须明确回复执行计划、办法、完成时间。不得简单回复“收到”。
第十一条 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复意见，发件人（助理）须对之前讨论的结果进行总结，再发给全部收件人及抄送人。
第十二条 不得通过邮件一次性发送超大附件（5M或以上），图片应是JPG或PDF格式文件，且单张图片最好小于1M。如若确实是工作需要通过批准可以发送超过5M的邮件。但是由于公司资源有限（系统邮件限定每人只有500M的容量），如果超过容量就接收不了邮件，因此各部门需要节省公司资源，不能胡乱发超过5M邮件。
第十三条 个人邮箱请设置签名，设置内容：部门名称、姓名、职务、移动电话和座位分机号。邮箱不得设置自动回复功能。
第十四条 员工不得利用上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、
辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。
第十五条 员工离职时，在未办离职手续的情况下，其部门负责人必须第一时间通知网管；如已办离职手续的，人力资源部必须第一时间通知网管员。网管员以此及时更新邮箱名单。
第十六条 公司邮件通讯录中设置按部门的组，本意是要方便员工操作提高工作效率。为了节约公司资源，同时也要方便他人日常工作，一些有明确收件人的邮件（如品质会议邮件、资料下发邮件等)，不能使用组发，必须指定收件人。
第十七条 涉及机密性的文件，如：工资、新产品图纸、公司产值等机密文件不允许通过组进行发，必须指定收件人。
第2章 违规处罚
第十六条 违反本制度规定处于10元每次每条的处罚。
第十七条 新员工须认真学习本制度，第一个月给予三次纠正错误的机会。
第十八条 所有违反本制度的处罚均由行政管理中心负责执行。
第3章 附则
第十九条 本办法解释权属睿羿总经办。
第二十条 本制度自颁布之日起实施。
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