高校办公耗材管理优化途径初探
高校办公耗材管理优化途径初探
  [摘要]当前,高校办公耗材采购、使用和管理普遍存在管理混乱、资源浪费等现象,本文探析这样的现象存在的根源问题,并力求通过优化优化途径给高校的办公耗材管理工作带来益处。
  [关键词]采购 使用 管理
  随着计算机科学技术的不断发展,各种产品的开发和各种新技术的发展,对设备的使用、研究、开发起着非常重要的作用。高校办公耗材的采购、使用和管理已经成为高校必不可少的重要组成部分,也越来越受到供货商、高校、使用部门及政府相关职能部分的重视,本人结合高校实际,就如何加强对高校办公耗材采购、使用和管理存的普遍现象进行剖析,分析存在的一些问题,结合实际情况如何优化采购、使用和管理以及通过优化途径给高校管理等方面带来哪些益处提出个人的观点。
  一、高校采购、使用和管理存在的普遍现象
  大部分高校办公耗材由使用部门自行采购,每个部门使用的办公耗材的种类和要求都不一样。哪种品牌和什么价格的办公耗材由使用部门根据实际情况进行采购。同样的设备使用的
办公耗材有很多种,根据本部门的实际要求采购的设备品牌、价格和质量都存在一定的差异。使用部门采购的方式也有所不同,有些部门由使用人去市场进行购买,有些部门是相关负责人去市场购买或指定相关单位供应商进行购买。使用部门一般是缺什么买什么没有一定的统筹规划,如果出现应急状态,要不亲自跑到市场购买,或者由指定单位进行送货上门。对报销程序及时间没有统一性,即买即报销。各使用部门购买好设备凭发票到部门相关负责人签字,再到设备进行登记入库签字,最后到财务进行报销。购买的设备没有专人保管,有些部门有专人保管但没有一定的管理制度,对耗材的流向和使用情况没有作书面登记。
  二、高校采购、使用和管理存的问题
  同样的一台打印机使用的产品有很多的品牌,每个部门采购的产品的品牌、价格、质量都不同,如何合理利用资源,防止造一些不必要的损失。部门使用人或相关负责进行采购,这样会在人才和物力上带来一定的浪费,而且采购的效益不一定高。有些部门有指定的供应商,但每个部门的指定供应商提供同样产品的价格、品牌和质量都存在一定的差异。使用部门一般是缺什么买什么没有一定的统筹规划,如果出现应急要上市场进行购买或由指定单位进行送货,因对供货商没有一定的监控体系和约束力往往会送货不及时,影响工作进程。对报销程
序及时间没有统一性,即买即报销,这样不定时的入库、报销会给设备处和财务处相关负责人背负一定的工作量。购买的设备出入库及使用情况没有专人负责,往往会造成使用情况不明,没有完善的监控体系,会造成一些不必要的损失。
  三、优化高校办公耗材的采购、使用和管理的途径
  策略一:统计高校办公耗材涉及的板块,一般分为四块:计算机设备及维修;多媒体配件及维修;复印机油印机配件及维修;打印机配件及维修。根据以上四块的设备实际使用的办公耗材进行统计,根据学校实际情况,了解同类产品的性价比,选择最适合高校的办公耗材产品。
  策略二:根据这些产品选择相应的供应商,选择相关的厂家和代理商进行投标,在价格上会占一定的优势,而且在质量上有一定的保障。根据学校的实际情况经双方协商进行合同的制定,对公司的质量保证、付款方式、交货时间、验收、违约责任、争议解决、合同生效及其他、合同修改等方式进行约束和建立一套完整的监控体系。
  策略三:中标后由相应的公司进行供货,根据高校各部门的使用办公耗材的情况进行对产品数量上的控制,既不让产品留有太多的库存,也不让产品没有库存在应急时供不上。
  策略四:由相关部门专人负责设备出入库管理,建立起一套完整的出入库监控体系。供应商提供货物后,由相关负责人严格按照产品的型号、数量、价格、品牌等参数使用相关设备管理软件进行入库登记,出库时选择相应产品进行出库,在管理软件上必须登记使用部门、领取人、使用地点、使用方向(教学还是办公)等相关情况。
  策略五:办公耗材统一领用要建立一套完整的流程和制度。由相关部门(如设备处)专人负责此项工作,制定出一套完整的流程和制度:根据高校实际情况制定一份领用单,为一式三份,负责部门、使用部门、财务处各执一份,领取办公耗材时必须凭领用单上的领用人和使用部门相关负责人签字方可领取耗材。
  策略六:对全校的设备每月要进行一次账物核实,根据管理软件显示的库存进行实物的核对,如果核实一致就进行结账,如果软件上库存和实物不一致要根据领用单登记的情况进行一一校对,查出问题。
  策略七:对全校办公耗材的使用情况每月进行一次统计,根据管理软件记录的情况以使用单位为关键词,导出各部门办公耗材使用的设备名称、数量、使用地点、费用的总额向全校公布,所有数据上交财务处,由财务处对各部门的金费使用情况进行统计和管理。
  策略八:对设备的价格进行公开化,每月进货的清单以挂网的形式进行公布,让本校老师进行监督,如价格上出现偏高等情况可以向负责部门和纪委进行反应,核实问题的真实性后按照合同的要求对公司进行处理。
  策略九: 各使用部门可以对相关供应商的服务及产品的质量提供建设性的意见和见议,如有服务不周全或质量不合格等情况都可以向负责部门及纪委反映情况。
  四、结语
  对全校办公耗材的进行区块归类后进行统一的招标,由中标公司提供相应的服务。统一管理后,也节省了很多的人力和物力,出入库的设备账都非常的清楚,减少了浪费现象。实行统一化管理后,根据一些高校的统计,一年下来办公耗材这块可以省下三分之一的支出。
 

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