公司档案管理制度(15篇)
公司档案管理制度(15篇)
公司档案管理制度1
  1.目的
  规范全公司的档案管理。
  2.适用范围
  本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
  3.管理原则
  分类分部门管理，行政部统一监管。
  4.职责与权限
  4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。
  4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的部门有权进行处罚。
  5.档案的分类
  (1)证照类：如营业执照及各类证照。
  (2)文件类：分外来文件和内部文件。
  (3)制度类。
  (4)合同类。
  (5)计划总结和会议纪要类。
  (6)财务类。
  (7)图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。公司人事管理制度
  (8)人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
  6.档案的归口存放部门
  (1)公司级档案存放在行政部。
  (2)其它档案由归口部门负责存放。
  7.档案建档要求
  建立档案时要有档案编号和档案目录。
  8.档案装订
  档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。
  9.保存年限
  原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。
  10档案日常管理
  10.1借阅
  10.1.1借阅手续
  (1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
  (2)档案归还时，档案管理员填写归还日期。
  10.1.2档案借阅审批权限
  (1)证照类：由公司总经理或者其授权人审批。
  (2)文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。
  (3)制度类：由行政部审批。
  (4)合同类：由公司总经理或者其授权人审批。
  (5)计划总结和会议纪要类：由行政部审批。
  (6)财务类：由总经理或者其授权人审批。
  (7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。
  (8)人事管理类：人力资源部审批。
  10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
  10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。
  10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。
  10.2销毁
  10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。
  10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
  10.3移交
  10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
  10.3.2移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
  11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。
  12.附则
  本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。
Nothing will be long in the future. In this world, people wave their hands and let the tea cool.
公司档案管理制度2
  一、目的
  为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
  二、范围
  本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
  三、职责
  3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
  3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
  3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
  3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
  四、人事档案管理的内容
  4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
  4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
  4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
  4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
  4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
  4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
  4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
  4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
  4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
  4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
  五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
  查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
  六、相关支持文件及记录
  员工应聘申请表
  转递人事档案通知单
  员工离职通知单
  员工人事档案统计表
  公司员工人事档案管理制度
  第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。
  第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
  第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。
  第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。
  第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：
  1、招聘登记表
  2、聘用通知书
  3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
  4、身份证复印件
  5、照片
  6、员工转正申请表
  7、聘用合同
  8、奖惩材料
  9、任免、升降、调薪等材料
  10、其它材料
  第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。
  第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
  第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。
  第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
  第十条、任何人不得借阅自己本人档案。
  第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
  第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。
  第十三条、离职人员档案保存期为一年。
If you enter, you will live in peace and your ambitions will be fulfilled. If you retreat, you will live in peace and you will be able to repair your failures.

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