自动化办公系统(OA)管理办法
XX金融控股集团有限公司
办公自动化系统管理办法
第一章总则
第一条为加强XX金融控股集团有限公司（简称集团公司）办公自动化系统（Office Automation System）（简称OA）的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，保障集团公司文件和信息传递快捷、通畅、安全，特制定本管理办法。
第二条本办法适用于集团公司，包括集团全资、控股及根据相关协议和约定委托管理的下级公司。其它参股公司可参照。
第三条管理原则
(一) 统一管理原则，集团公司OA系统由人事行政中心信息技术部统一管理。
（二）专业化管理原则，集团公司OA系统由人事行政中心信息技术部进行专业化管理。
第四条组织职责
（一）人事行政中心信息技术部为OA系统归口管理部门，配置专门信息管理员，负责OA系统核心工作流程设计、对OA 进行日常管理和维护；人力资源部负责为OA系统提供现行的组织架构设置，提供OA系统中用户的流动信息。
（二）各中心负责对OA系统中流程的建立、优化提出需求；按照OA设定的审批流程开展集团公司各类事项的审批。
（三）集团公司风险控制中心负责本管理办法贯彻执行情况的监督检查。
第二章管理要求
第五条新员工入职，由系统管理员为其开通系统权限，如需变更或增加权限的，需由本人发起申请，填写《信息系统权限新增/变更申请流程》；员工离职时，由系统管理员将其账户冻结。
第六条所有员工必须在电脑上安装E-message 软件并在每天上班时登录，实时监控OA流程流转情况，以保证OA流程的正常运转和信息的及时传送。
办公自动化管理第七条OA系统中的各分类公告均由有权限人员发布和更新，新闻内容不应涉及相关商业机密；公告由人事行政中心负责统一发布和管理。
第八条OA账号持有人必须保护好个人账号登录密码，并定期更换。如多人共用一台计算机，在暂停OA办公时，须及时注销或退出OA系统，以免他人介入OA工作环境。
第九条员工禁止将个人的OA账号共享给他人使用，如遇员工休年假等长期休假，可使用OA的流程代理功能，设置代理人协助审批。因密码泄漏造成的损失由账号持有人承担。
第十条为保障OA系统安全，员工不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录集团公司OA系统。
第十一条未经分管副总裁同意，任何人不得让外部人员查看或下载OA系统中的相关文件及内容。
第十二条如发生泄密情况，集团公司将按保密相关规定追究责任。
第三章 OA流程填写规范
第十三条集团公司OA流程标题要求统一标题格式为：“公司简称”-“事项”-“提报人”-“日期”。
例：张金控股-某某合同快递申请-张三-X年X月X日
（注：申请人需将流程名称修改为具体事项，其他标题内容可自动生成）
第十四条OA流程填写框中有红叹号的选项为必填项，需正确填写方可提交。
第十五条提交OA流程中需要上传附件的，在流程中将附件逐一上传，上传附件的文件名要求改为中文描述并编号，图片应为jpg或pdf 格式。
例：附件1-关于某某的照片.jpg
附件2-2017年某某合同.pdf/word
（注：合同类附件格式规则：对方盖章文件的扫描件采用pdf格式，对方未盖章的采用word格式）
第十六条上传的附件需工整、清晰、完整，严禁出现一半或不全现象，否则审批人不得予以审批。发票及所有附件均需正向呈现。
第十七条OA系统中每个流程都具备流程关联功能，提报时如有必要，需将与该流程有关的流程进行关联，不得以附件形式呈现。
第十八条填写OA流程时，须检查错别字及标点符号，以免产生歧义。如填写时有错别字出现，审批人有权退回流程。
第十九条申请人要保证在OA系统上提交、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。部门负责人如遇到不符合规范的流程，有权退回至申请人要求重新提报。
第四章 OA审批、流转及优化规范
第二十条在进行流程转发时，需写明转发原因及流程审批安排。
在进行流程退回时，需写明退回原因及修改方向，严禁空缺签字意见。
在审批过程中被退回的OA流程，申请人在修改、调整后，原则上需在原流程基础上重新提交，不得随意删除流程，特殊情况需与退回人沟通达成一致意见后方可另行发起流程。
第二十一条审批人员要保证在收到流程后的24小时（工作日）内进行审批或就审批事项进行沟通。
第二十二条如遇特殊紧急情况，需要在后台干预的，应与人事行政中心信息技术部沟通并邮件确认后方可进行流程干预。禁止系统管理员擅自干预任何流程的正常运转。
第二十三条如需进行OA流程修改与优化，需经流程所属部门同意，由流程所属部门提交《OA流程新建/优化申请流程》，经所属中心总经理和风险控制中心总经理审批通过后，由信息技术部进行修改与优化。
如需新增OA流程，需提交《OA流程新建/优化申请流程》，经所属中心总经理和风险控制中心总经理审批通过后，由信息技术部进行流程新增。
第二十四条公司每位员工有保证OA正常运行的义务，同时鼓励员工对OA的建设提出意见和建议。
第五章附则
第二十五条本办法由人事行政中心负责解释和修订。
第二十六条本办法自印发之日起施行。

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