办公自动化系统方案
办公自动化系统

前言
现代办公需要先进的办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效 率，加强管理的有效手段。现代企业每天都有大量的商业信函、公文等往来，同时还 有各种会议、各种文档、各种批件等管理工作，因此需要一套先进、高效率、覆盖全 企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分 发挥协同办公的作用，同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。
1．系统概况
为了满足当前办公业务的实际需求，满足现代企业发展的需要，进一步提高企业办公 效率，
加快企业信息化进程， 达到增收节支的目的， 急需建立企业的办公自动化系统， 使企业范围内每一个人之间都可以通过快速、安全地通讯，为企业建立一个安 全、快捷的通讯基础设施，并在此基础上扩充办公自动化系统应用的功能和范围，把 主要办公业务流程计算机化、网络化，实现文件电子化，无纸化办公，形成企业办公 网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率， 降低企业开支，建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办 公自动化系统。
作为管理信息系统(MIS)的一部份， 随着办公自动化系统的建成和应用， 将会提高管理 人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来 MIS 系统的建成大 有匡助。
综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、 符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高 企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。
2．系统特点
2-1 通用性
办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公 业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同职务的个人的办公需要，而不是 针对某一单位或者某一种业务流程或者某一职务个人的系统，是面向整个企业的、各种办 公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境，符合国际标准，可 以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩充的系统。
2-2 实用性
办公自动化系统必须面向最终用户， 以最终用户为主， 做到操作简单方便， 界面友好， 业务流程合理， 真正符合最终用户的实际需要。 经过短期培训， 在 3~4 个月的时间内 OA 系统可在全公司范围内全面展开。

2-3 网络化
办公系统要能够随着网络系统的建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全公司 的每一个管理人员，使每一个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作，进 行办公业务往来，查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的采集和存储， 信息的处理和传输以及信息的发布和共享。
2-4 先进性
办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术，结合实际情  况，利用 Lotus Domino/Notes 强大、快速的办公自动化应用开辟工具，在今年内把广州恒信的办公自 动化系统建成同类型企业中具有国内率先水平的系统，并且逐步向国际先进的办公自 动化系统靠拢。
2-5 安全性
信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性，数据的丢失，信息的不安全将会给企 业带来巨大的损失。
在办公自动化系统的应用系统开辟中，还必须考虑到数据的安全性，通过程序的手段 控制
不同用户的访问权限， 保证应用系统的安全性。
必须加强安全管理， 建立健全安全管理规章制度， 保证数据和系统在物理上的安全性。
2-6 可扩充性
办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统，彻底支持    Intranet/Internet 标准，它的工作站也是 Intranet/Internet 浏览器，它的服务器 也是 Web 服务器 ，通过 它可 以方便地 组成企业 Intranet/Internet 网 ，开辟 Intranet/Internet 应用，并且和 Internet 相连，从 Internet 上获取信息或者向 办公自动化管理Internet 发布信息。
3．系统边界
3-1 职能边界
按公司各部门的不同职能进行划分， 覆盖公司各部门及所有员工的日常办公事务活动。
3-2 地理边界
在局域网范围内覆盖公司所有部门。

3-3 功能边界
本系统的功能包括了公司办公系统中的各项目，为各部门和管理人员提供信息共享和 数据一元化管理。按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、电 子邮件、等子系统，各子系统具体功能如下 :
3-3-1 收文管理
收文管理子系统用于对全公司的收文进行管理，通过计算机网络完成文件的录入、传 递、审批、发送和归档，即实现收文的电子审阅流程。此系统提供对收文审阅流程的 可视化监控、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类 号进行归档。
3-3-2 发文管理
发文管理子系统用于对全公司的发文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、 传递
、审批、发送和归档，即实现发文的电子审阅流程。此系统提供对发文审阅流程 的可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、小 类号保存期限进行归档。
3-3-3 会议管理
本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议记要、安排和落实会 议待办事项、会议室管理等管理工作。
3-3-4 公告栏
本子系统主要用于对全公司的公告信息进行管理， 提供一个发布各种诸如公告、 通知、 启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告所有上网 人员， 上网人员也可以通过此系统浏览全公司的所有公告信息。 可以按照类型、 时间、 作者对公告信息进行查询。这样，可以及时地对公司内部的一些信息进行发布，方便 公司人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成多个专题，比如大事记要，个 人信息发布等。
3-3-5
本子系统为每一个上网人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。用户在此除了 可以查阅、发送邮件外，用户还可以在此创建邀请、约会、事件或者记念日，并将其存 储在您的日历中，对邀请对象发送通知，手动回复通知或者按预先设定处理通知。也可 以设置闹铃来提醒您约会、事件、或者记念日发生的时间。在查询时，可以用日历的形 式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日程安排时还可以 查询别人的空暇时间，设置某日程别人是否可以查看到等。同时，由于整个办公自动 化系统都将以作为联系纽带，因此，这将是普通用户在本系统中主要的“办 公室”。

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