办公自动化环境的文书档案管理
网络化・电子化・数字化
办公室业务・office opertions
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办公室业务2012・11
文/安徽省六安市红十字中心血站张丽
浅议办公自动化环境的文书档案管理
【摘要】科学技术的进步网络技术的发展促使着文书档案的管理也进行着新的变革，在传统的纸质文档上又增加了电子文档。这就要求相应的管理理念，管理方式与手段都要进行新的，符合发展的提升，也就是说办公自动化环境下对档案管理的要求提高了。
【关键词】办公自动化；文书档案管理；变化
一、办公自动化环境下的文书档案管理的新特点
（一）在办公自动化的环境下文件与档案的界限变的模糊
在之前的文档管理中，有一个突出的问题：文件管理和档案管理分属于不同的部门。但是文件和档案之间本来就是密不可分的，文件的整理归纳衍生出了档案，即：文件是档案的前身，档案是文件的最终形式。但是文件与档案间又有所区别。文件是从各种资料、各种活动、记录中长年累月的累积起来的，从这种方式下累积起来的资料琐碎而且杂乱文章。这些文件只有按照一定的规律集中的规整保存才能够成为档案。从这些意义上来说，档案就是有相关联互性的文件的集合。而规划整理和集中保存则是文件转化为文档的必要途径。
但是在办公自动化的环境下，文件的规划整理和集中保存发生了变化。文件的生成是在设定好的系统环境下，文件的类型一目了然，规划、存储与阅读变得有序易控。档案是有相关联互性的文件，当文件的生成就是在共性的环境下时，文件其实就是档案，文件与档案已经是一体。
(二）在办公自动化的环境下文档的管理不再是档案管理部门的自己的事情而是需要多部门多方面的参与
在办公自动化的环境下催生了一种新的文件——电子文件。电子文件的载
体当然不是纸张，它涉及的方便也从单一的文件管理部门到文件管理、网络、信息技术等多个部门。脱离了其中任何一方，电子文件的管理都不完善。
办公自动化管理（三）办公自动化对文档的标准和规范管理提出了更高的要求
在办公自动化的环境下文档管理有电子文档和纸质文件管理两部分。纸质文件的管理方式与之前变化不大，但新增加的电子文档管理则涉及较多部门。每一个部门，每一个环节的操作与管理都要有明确的工作内容和权限的划分，而且要在操作时能够体现。
二、使用办公自动化进行文书档案管理的优势
（一）文件的归档变的更容易
在传统方式文件的归档要先进行全方面的文件审阅，工作量大且效率低。在办公自动化实现的条件下，在设定条件下生成的文件本身就属于同一文档，不需辨别，在非设定条件下生成的文档，工作人员只需按照同一文档所要求的条件搜索点击归档即可，方便快捷。
（二）信息检索的效率提高了，档案的使用变的更加高效捷
如何从众多的文档中出有用的资料一直是档案手工管理的难题。办公自动化的应用解决了这一难题。办公自动化可以实现关键字检索与指定类型的搜索，能够在极快的时间内多方位的检索到所有相关信息。搜索效率提高了，档案的使用也变的更加高效快捷。
（三）办公自动化系统稳定性高，文件管理更加安全可靠
传统文档是纸质版，容易受虫蛀、潮湿、明火、氧化、人为损坏等多方面的影响，稍不注意就可能造成不可挽回的损失。时间越长档案越易坏。办公自动化下催生的电子文档与之相比无疑具有很
多的优势：不受外界环境的影响，可以选择电脑、移动硬盘、光碟等多种载体，存储时间长不易损坏。传统的资料管理安全工作多靠人力，占用资源不说，漏洞多，安全系数低。办公自动化实现的情况下，档案管理系统可以设置保密系统，使用权限操作对不同的人员加以限制。能很好的避免资料外泄、数据篡改等问题。
（四）资源的共享变的更加快速与安全日常的情况下要想实现档案资源共享就必须使文档在地域上发生转移。多数情况下都是使用邮件来收发。受到距离长短的影响，邮递的时间也会发生变化。少则一天多则几天。而且在传递过程中邮件的损坏或者丢失是难以避免的。时间长且不安全，这些都影响了人们就行文档分享的意愿。电子文档则可以使用网络进行传递，时间不过几秒，文件也不会丢失受损，大大的提高了文件传递的安全性和实效性。
三、使用办公自动化进行文书档案管理的所存在的问题
办公自动化因为好处众多而实现了在文档管理领域的普及，这极大的提高了办公效率并且减轻了文档管理人员的负担。不过也出现了一些问题：
(一)制度不够健全
在办公自动化普及后各个文档管理部门肯定都制定了相应的管理制度。但是电子文档的管理确实涉及到多个部门的。工作的过程中更是需要多个部门的协调配合。那么如何实现配合？共同工作中的管理条例是什么？极大多数的单位都没有在意。而且档案收集制度，档案保管制度、档案使用制度都需要设立相应的规章制度。易造成档案收集不完整，档案外泄频发，应有的档案却没有发挥其作用。此外，不少部门只重视科研项目及其经费的使用，但是对于文档的

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