办公自动化系统建设方案
办公自动化系统建设方案
2002-05-15 15:00 北京慧点科技开发有限公司/(ChinaByte )
中国的经济体系正处在办公自动化管理
从计划经济到市场经济的转型阶段，中国企业将面对越来越激烈的竞争，如何在激烈的竞争中生存和发展，是每个企业必须考虑的问题。
利用信息技术的发展来改变企业的运作方法和管理模式，提高企业的管理效益和生产效益，从而提高企业经济效益，增强企业竞争力，是企业迎接知识经济时代挑战并能够立于不败之地的必由之路，也是企业发展的趋势。
在这种趋势下，企业办公的方式与观念也在悄然发生变化。
第一部分现代办公与办公自动化
在传统的办公方式下，常常出现这样的情况：
•关键时刻不到需要的信息，浪费了很多工作时间，严重的甚至会错失决策时机；
•到了月末、年末大量的文件数据表格需要太多时间处理、统计、分析, 应接不暇；
•公文流转速度太慢，保密性不强，工作常常被延误，有时由于信息的泄密还会造成企业的损失；
•忙了很长时间，写总结时却发现似乎才做了几件事，工作没有计划，进度无法控制，效率很低；
•必须天天开会，才能协调好各方面关系；
……
要出以上问题的原因，必须分析传统办公方式与知识经济时代企业发展的矛盾，明确现代办公的要求，这样才能转变办公观念，改进办公模式，提高办公效率。
传统的办公方式从结构上看，实质是一种递阶的控制方式，各个部门严格按上级指令工作，并将信息反馈给上级部门，同一级部门之间很少或者根本不进行信息交换。命令是自上而下地逐渐细化，信息是自下而上地综合，因此，要求下级部门的工作速度要高于上级部门。这种方式形成的是一种相对孤立的信息系统，它与外部环境的信息交互是受到严格控制的，信息传播和对信息的处理速度也比较缓慢。它只有在环境相对稳定不变时，才能较好地工作。如果环境是动态多变的，它的反应速度是跟不上环境变化的。
随着知识经济时代的来临，信息的产生和传播速度大大加快。面对机遇与挑战并存的环境，要求企业能敏捷地获取并处理大量的信息，抓住稍纵即逝的机遇。传统的办公方式在如此多变的环境中响应速度相对较缓慢，其效率较低，信息利用率差，协调与合作难等弱点充分暴露出来，因而企业的办公思想和办公方式都需要进行更新。
办公管理从某一角度讲，很大程度上就是对信息的处理。各个管理层相互联系形成信息链、处理链，链上的某些环节只是发挥着信息的收集、挑选、重组和转发的“中转站”作用，这是现有办公管理工作中所占比例最大的部分。在传统办公中，这些工作通常是由人来完成的，工作量大、处理繁琐、信息流通速度减缓，最终的办公效率却是随着“中转站”的增加而降低、各种显性的和隐性的办公成本却在上升。如果能够利用计算机来辅助这些工作，则信息的收集、整理、重组和转发会更快、更准、更全面，可以缩短信息链的长度和处理链的规模，提高工作效率，降低工作成本。
办公从概念上讲，应该更多地侧重于工作内容，工作除了处理企业日常事务之外还要处理与岗位相关的管理工作，要进行服务或企业决策。在通常的信息系统建设中，习惯于将办公系统与业务系统进行区分，而在当今这个信息爆炸的时代，竞争的实力来源于企业或个人对信息的获取和处理能力。如果无法保证企业领导能够及时、准确、自主地获得信息，如果对获得的信息不加以比较、分析和提炼，企业领导就很难准确、及时地得到决策所需的信息。而达到上述目标无疑是一项长期、艰巨和复杂的任务。因此，可以说企业决策水平实际上往往取决于企业利用信息的水平。要提高决策水平，就必须
提高企业信息集中化的程度。而信息集中化程度又往往取决于企业计算机和网络应用的广度和深度，取决于企业信息部门在企业等级结构中的地位。
关于办公和管理方式，过去的金字塔式递阶结构是将信息集中于一点，由最高层中心人物决策。而现在，要求利用信息技术贯通组织层次来综合信息，实现快速决策。国外把市场信息看作最
宝贵的信息，把时间成本看作是最宝贵的成本。以市场为中心，用信息换时间，用时间换效率，
用效率换效益。信息的价值和它对企业的重要性日益显现。
对于相对稳定的时代来说，传统的管理方式可能是适合的。但是，在一个变革的时代，领导则更为重要。进入数字化经济时代，失败的企业总是管理有余而领导不足。工业社会中的最高领导，没有必要越过中层，直接和底层打交道；而在信息社会中，计算机和网络可以替代一部分中间过程的事务，人们可以进行直接交流。今天的市场变化莫测，大量的信息加快了物质流和资金流的流动。在这种严峻形势下，决策层应该越过管理层，加强直接管理即领导，抓住稍纵即逝的战机。
第二部分办公自动化的概念
通过对传统办公方式和现代办公要求的分析，我们认为传统的办公管理在沟通（Communication）、协作（Cooperation）和控制（Control）等方面存在着问题。针对这些问题，我们提出了自己的办公自
动化概念。
办公自动化不仅仅是办公无纸化，也不仅仅是办公过程电子化、数字化，它应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面开始发挥出巨大的作用，它要完成的工作包括信息统计分析、工作日程安排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等。我们在办公自动化中引入了一个核心的观点，即5C的概念，这就是沟通（Communication）、协作（Cooperation）、控制（Control）、创造（Creation）和方便（Convenience）。
沟通是员工合作的基础。办公经常是一个决策的过程，决策的基础是对信息的掌握。利用办公自动化系统能够完成信息的收集、整理、分析和传递，实现信息大范围、有控制、高效率而低成本的共享与利用。
协作是保证工作顺利进行的前提。很多工作需要多个部门的相关人员共同完成，实现这些人员的良好协作是工作成功的重要因素。办公自动化系统通过小组协同工作管理帮助管理人员实现资金、人力等企业资源的调配和使用。
控制是指对工作流程实现监督控制，实现对信息流向的控制。对于所作出的决策，我们希望其的进展过程能够按照预定的思路走下去，工作进度能够按计划进行，正确信息能够及时传递给具有权限的人。办公自动化系统通过工作流管理、工作日程安排、权限控制和实现上述目标，保证领导
全面了解各项工作的进展情况，控制各项工作的进度与质量，保证工作圆满完成。
企业员工的经验和知识是企业最宝贵的财富，也是企业解决问题的有力保障。发挥员工的主观能动性，利用收集的信息，创造出新的知识，从而更好地把握商机，为企业创造更多的财富。
办公自动化能够帮助员工分析所收集的信息，并提供了一个良好的交流平台，为创造新知识打下了坚实的基础。
使用方便是对软件系统最基本的要求。对于刚开始进行信息化建设的企业，这一点尤其重要。如果一个系统没有人用或没有人能用，那么不管系统的技术多么好，水平多么高，功能多么强大，它也不能解决实际问题，不能带来实际效益，最终它只是一个摆设。
办公自动化的目的是实现决策管理信息化。办公自动化不光要完成简单的信息转换和传播，而且要从事信息利用(或者说信息投入、信息消费)的各项工作。办公自动化系统应该将整个市场中的问题和机会尽快地提示给决策者，并且尽快采取对策，节省时间成本，帮助企业获取最大效益。

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