科普场馆办公自动化系统需求分析
科普场馆办公自动化系统需求分析
办公自动化管理  摘要：随着科普场馆观众流量增大、举办的活动增多，日常工作中对于信息发布、资源共享、流程审批、公文管理、内外部沟通等方面的需求增加。本文结合科普场馆的工作实际，详细分析了办公自动化系统的需求，为科普场馆实现办公自动化、网络化和信息共享化提供参考。
       
        随着全民科学素质提升行动的深入，科普场馆的建设成效显著，接待的人数也日益增多，以中国科技馆为例，2017年共接待观众383万人次。建设办公自动化系统可更好满足科普场馆信息发布、资源共享、流程审批、公文管理、内外部沟通等方面的需求，提高办公效率、节约资源。
        一、科普场馆办公自动化系统建设目标
        根据科普场馆的日常业务，办公自动化系统应实现以下的建设目标。
        1、规范审批流程。科普场馆的日常运行涉及诸多审批流程，例如请假申请、物料申请、用印申请、展品维护申请、销餐申请等，将审批流程置于系统内，保证规范、合理、高效。
        2、实现无纸化办公。科普场馆的公文收发、流程审批等在系统内进行，可实现无纸化、绿环保，且方便信息检索、传阅。
        3、建设高效的沟通平台和信息交流与共享机制。科普热点、科技知识、科普活动方案等各类信息经常需要交流和共享，通过系统可信息交流快捷、畅通。
        4、 服务于科技场馆的全面信息化建设。系统遵循先进性、实用性、安全性、开放性与标准化等原则，保证自身建设、维护的低成本、可靠、安全，并能根据实际需要可实现与票务、财务、档案等系统的对接。
        二、科普场馆办公自动化系统需求分析
        科普场馆通常有办公室、财务、人事、展教、策划、后勤、技术等部门，结合各部门日常工作内容，可将办公自动化系统划分为几大模块。以申请、审批、办理等流转和处理为主的工作流程模块；以公文收发管理为主的公文流转模块；以展品等资源管理为内容的资产管理模块；以资源共享为主要内容的网盘模块；以信息交流为主的即时通讯系统和邮件模块；以个人事务处理为主的个人办公模块；支持自定义的统计表单功能；其它与办公有关的辅助性功能。
        各模块的具体功能需求：
        1、工作流程
        将各部门的纸质化申请、审批等流程转化为系统内审批，实现自动流转。需要实现表单的灵活设置、流程节点和审批人的自定义、流程管理（内容和进度查看、统计）和具体流程办理（发起、附件添加、暂存和编辑、待办提醒、意见填写、通过和回退、召回）、委托办理。
        2、公文管理
        发文管理，实现通知、通报、通告等发文的全流程，包括拟稿、审核、签发、阅读和传递。收文管理主要用于接收外部的文件后进行登记、拟办、转发、领导阅办、归档。
        3、行政办公
        用品管理，办公用品等的入库登记、领用登记、查看库存情况、物品借用和归还登记。
        会议管理，登记预约会议室和会议设备、查看会议室和会议设备的预约情况，填写会议申请、会议审批，填写和传阅会议纪要。
        车辆管理，申请使用车辆、进行用车审批、维护车辆信息和查看车辆预约情况。
        4、待办事项
        查看待办的事务、接收提醒，查看日程安排。
        5、个人办公
        可修改个人资料、系统密码、查看通讯录，编写工作日记、工作计划、工作任务。
        6、沟通平台
        开发即时通讯软件，提高沟通效率。开发邮件功能，实现邮件收发和收发记录查看。
        7、信息平台
        管理员可针对馆内重要事项添加公告、通知，也可发起投票。用户可以按照具备的权限编辑图文、视频，信息经审批通过后发布成功。
        8、网络硬盘
        为个人用户配置网络硬盘，可以随时随地上传和下载文件。设置公共硬盘，便于部门间共享资源。
        9、考勤管理
        灵活设置排班，例如行政班与运营班、夏季时间与冬季时间。可与考勤机对接，读取考勤数据，查看员工的在岗情况，统计休假和迟到人数。
        10、资产管理
        对展品等资产的信息进行登记和查询。包括资产分类设置、添加资产信息、资产信息查询和查看等。
        11、库存管理
        针对科普活动所用的物料和用品等，可以进行入库和出库登记、生成库存报表，及时了解库存情况。
        12、预算管理
        管理各部门和项目的预算，进行预算使用审批，实时查看预算执行率。
        13、薪酬管理
        包括薪酬项自定义、薪酬录入和批量导入、薪酬查看（普通用户仅能查看自己的薪酬情况），普通用户查看自己的薪酬，管理员查看各部门和各职工的薪酬情况。
        14、合同管理
        添加合同信息、合同审批、合同归档。
        15、人事管理
        人事档案管理可对人员资料进行录入和归档。人事合同管理可对人事合同进行到期提醒通知。
        16、工作报表
        自定义报表，例如根据展品报修流程统计展品的故障信息；根据团队接待流程统计团队到访信息等。
        17、内部订餐
        可设置菜单，员工在线订餐后通过报表功能可查看每日的订餐人数。
        18、手机短信
        针对待办事项提醒，也可给工作人员和观众通知。
        19、手机和办公
        开发手机APP，或通过企业号集成办公自动化系统，实现移动办公。
        21、系统管理
        管理组织结构、职位信息、岗位信息、用户账号、组信息、内部通知、查看系统日志，进行系统核心、系统访问、接入等方面的设置。
        22、考试问卷
        设置试卷内容、参考人员，在线考试、评审成绩、成绩汇总。问卷调查模块可以设置问卷、填写问卷和问卷统计。
        23、监控管理
        可评阅日记、监控会话记录、监控任务、进行任务统计，监控内部邮件和外部邮件。
        三、科普场馆办公自动化系统性能需求
        1、 安全性
        系统内容涉及诸多管理流程，必须在用户权限控制等方面确保安全性。如支持内外访问，还需保证网络安全。
        2、 实用性
        服务全馆人员和各部门，满足各项业务需求，提高工作效率和工作质量。
        3、稳定性
        保证系统低故障率及各项功能执行的可靠性。
        4、易用性
        界面友好、设计人性化，功能简单易用、便于操作。
        5、可扩展性
        业务内容、数据量等会持续变化，系统允许扩充新的功能模块，保持系统的扩展性。
        6、灵活性
        系统保证灵活性，通过自定义配置，支持组织机构、工作流程和工作人员的变化。
        参考文献：
        1、网络化办公在专委会管理上的应用_以科技馆专委会网络平台建设为例，苑楠
        2、办公自动化系统的设计方法与实施策略，李长树

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