公文写作知识讲课教案
文秘知识讲课教案
一、常用公务文书的格式
（一）公文用纸及印装要求
1.公文页边与版心尺寸：
A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm　    公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm  
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm        版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
2. 文中图文的颜：未作特殊说明公文中图文颜均为黑。
3. 排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。
4. 印制及装订要求：
  双面印刷；两面误差不得超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差
不超过4mm。骑马订（在中缝装订成册）或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。
（二）公文眉首格式
公文中各要素标识规则：组成公文的各要素划分为眉首（文头）、主体、版记三部分。置于公文首页红反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
1.发文机关标识（公文版头）
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
  发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，
但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
  联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。
同一机关可以有不同规格的发文机关标识，在国务院的发文机关标识中，有《国务院文件》、《中华人民共和国国务院》等多种。
2. 公文份数序号
  公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
一个公文一个号，一般按照文件的总印数确定用几个阿拉伯数字，至少要有两位数，即01-99。
3. 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成（发文字号三要素）。位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括
号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红反线。
如国务院2000年8月24日发布的《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》，其发文字号为“国发〔2000〕23号”。国是国务院代字，2000是发文年份，23号是国务院2000年的发文序号。
发文字号的书写位置有三种：
一是在发文机关标识下方：下行文的发文机关标识是《×××（机关名称）文件》时，且发文机关标识与红反线（间隔横线）之间有相当的距离，发文字号标在发文机关标识正下方空2行处，用3号仿宋体字，居中排布。这是最常见的标注方式。
二是发文机关标识与签发人左右对称：上行文需注明签发人姓名时，把发文字号放在左侧，签发人姓名放在右侧，二者对称，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。
三是对一些特定的公文可酌情处理：如平行文函的发文机关标识是《×××（机关名称）》，
由于间隔横线紧挨着发文机关标识，发文字号可标在公文标题右上方，间隔横线的右下方。
4.签发（会签）人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
  如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。
一般情况下，为了表明对公文内容负责，防止弄虚作假，便于查明责任，按规定，下级机关上报给上级机关的公文，业务主管部门上报给领导机关的公文，都应注明签发（会签）人，以示负责。平行文、下行文可以注明也可不注明签发人。
5.秘密等级和保密期限
  如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需
同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。
6. 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
公文的紧急程度分为“特急”“急件”“限时送达”，还有的在标题中加以紧急程度的限定，如《××公司关于××的紧急通知》
7.红反线
其作用在于分开眉首和主体部分，党的领导机关的专用公文眉首，红反线中间印一颗红五星。
（三）公文主体格式
1.公文标题
  红反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
2. 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
所有上行文都必须有主送机关，一般只能有一个，便于公文的办理，需要另一个同级上级机关知道的，一般不同时主送，根据解决问题的需要主送其中一个，另一个在版记处“抄送”，必须同时主送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。
下行文的主送机关有两种情况：一是针对性强的下行文，都应当有主送机关。批复、指示性通知等主送机关可以是多个，需要注意的是，如果下行文的主送机关是一个受双重领导的单位时，应当抄送另一个领导机关。
多个主送机关的排序依据：与内容的密切程度、系统和级别的高低、有关法规和具体规定（如各省、自治区、直辖市）
3. 公文正文
  主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（word文档操作细节：标点符号、序号回车）——正文案例
文秘常识正文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
4. 附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
应注意：一些批转、转发、印发类的通知，从形式上看也有附件，实际上并非原来意义上的附件，无需在文尾写上“附件”字样，而是将相关内容与前面的通知一起装订，页码连贯，如：
国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国发〔2000〕23号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《 国家行政机关公文处理办法》同时废止。
中华人民共和国国务院
二○○○年八月二十四日
国家行政机关公文处理办法
第一章 总 则
  第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
5.成文日期及印章
成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。成文时间右空4字。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间（骑年压月），印章用红。
  当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
  当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
  当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；
最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
6.附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。这一格式过去叫“阅读（传达）范围”，一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“（此件传达至众）”等。“请示”可以在附注处注明联系人的姓名和电话。
7.签署
签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效用。签署的位置要求：由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章，位置在正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标
识签发人职务（全称）。
签署与签发的区别：代表公文的作者，证实公文的执行效用，文件上标注签发人姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。
（四）公文版记（文尾）格式
1.主题词
主题词是能够代表其内容特征的、最能说明问题的起关键作用的词，是确切表达公文主题的规范化的名词或名词性词组，主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了《公文主题词表》，前者分19类5116个主题词，主题标引分为高层次和低层次两层次，后者分15类1049个主题词，主题标引分为固定码区和自由码区，高层次标引和固定码标引区、低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《公文主题词表》以外的词。上报的公文，应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。任何单位，在上报公文时，除了参照自身的《
公文主题词表》外，更要按照上级机关的主题词表来标注主题词；如果是下发公文，就得使用自身的主题词表。
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

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