贸易函电书写规范(新)
贸易函电书写规范
1.贸易函电书写规范
1.一、贸易函电的组成部分和格式
1.1、组成部分：
1.（1）、信头 Letterhead
2.（2）、案号 Reference
3.（3）、日期 Date
4.（4）、封内地址 The inside address
5.（5）、注意项 Attention line
6.（6）、称呼 The salutation
7.（7）、事由 The subject line
8.（8）、正文 The body of the letter
9.（9）、信尾敬语 The complimentary close
10.（10）、签名 The signature
11.（11）、缩写名、附件、分送标志 IEC block（initials，enclosures and carbon copies block）
12.（12）、附言 Postscript
2.2、函电格式:
1.（1）、齐头式，包括全齐头式和齐头式。
2.（2）、缩进式。
3.（3）、混合式。
2.二、贸易函电书写基本原则
1.1、Courtesy 礼貌
2.2、Consideration 体谅
3.3、Completeness 完整
4.4、Clarity 清楚
5.5、Conciseness 简洁
6.6、Concreteness 具体
7.7、Correctness 正确
贸易函电是贸易实务中最为重要的环节之一，请大家注意以下几点：
1、选择正确的“业务种类”，明示标题。
2、选择合适的贸易函电格式书写函电，如齐头式、缩进式、混合式等。
3、全部使用英文撰写，要求语言简洁、流畅，无语法和拼写错误。切忌在函电中使用中文。
4、尽量使用自己组织的语言书写函电，不允许直接使用百科中范例中的语句。
5、磋商内容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、规格或质量要求、数量、包装、价格、付款方式、运输方式、装运时间、装运港、目的港、保险条款等。
6、磋商过程中有多次议价过程或英文函电写作文采较好都能够得到相应加分。
一、贸易函电的组成部分和格式
1、组成部分：
（1）、信头 Letterhead
∙信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸最上端。它标明是从何处来的，而且给收信者留下第一印象。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。有时信头中还会充分使用商标或简短的广告，很多大公司在信
头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
∙例如：
∙China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
∙8 Jianguomen Nei Dajie
∙Beijing 10005, China
∙Telephone: 86-10-6526-8888
∙Fax: 86-10-6527-6028
∙E-mail:**************
（2）、案号 Reference
∙根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于查存档的信件。案号还有助于将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达有关的人或部门。案号没有固定的格式，
公司可以选择他们认为最有效的方式来表示。
∙例如：
∙Your ref:CNN/011
∙Our ref:12345/XY
（3）、日期 Date
∙日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表达的方式（如：7/5/2008）应该避免使用。
∙例如：
∙美语表示法：May 15，2011
∙英语表示法：26 July 2011
（4）、封内地址 The inside address
∙这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
∙例如：
∙Personnel Department
∙Westminster Production Co.
∙51 High Street
∙Anytown,MN55106
∙USA
（5）、注意项 Attention line
∙通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及具体收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。“attention”或“for the attention of”应大写打出或加下划线。注意项一般放在封内地址和称呼之间，或包括在封内地址里面。
∙例如：
∙ATTENTION: MR.ROBERT
（6）、称呼 The salutation
∙指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般既可使用冒号也可使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。如果你与收信人关系密切，可以直呼其名。
∙例如：
∙Dear Sir or Madam:
∙Dear Bill Stevenson，
（7）、事由 The subject line
∙事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。如果有必要，标题可加下划线或用大写字母打印。
∙例如：
∙SUBJECT:ACCOUNT NO.222
（8）、正文 The body of the letter
∙信文是每封信中最重要的部分，它包含着你要传达给收件人的重要信息。尽管有时一封信仅寥寥数语，但还是要遵循三段式的格式。第一段引入主题，它应该一下就抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是详细讨论。最后一段与第一段同样重要，它通常是一个总结，讨论或进一步的要求。
∙例如：
∙Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H. 贸易公司名字
∙As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20- . We require payment by L/C.
∙Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable. We look forward to your reply.
（9）、信尾敬语 The complimentary close
∙信尾敬语以友好的方式结束全信，它通常放在正文下面第三行，齐头式靠左对齐，缩格式偏右。如果称呼是Dear Sir，Dear Madam，Ladies and Gentlemen，结尾语要较正式：Faithfully yours，Yours cordially。如果称呼中使用了客气的头衔，而且提到了姓名：dear Mr.Smith， Dear Dr.Hamilton ，可以使用比较随便一些的敬语，如：Sincerely yours，Yours respectfully， Yours truly。敬语的结尾标点符号是逗号，注意第一个词的首字母为大写。
∙例如：
∙Yours faithfully，
∙Truly yours，
（10）、签名 The signature
∙位置在敬语下面空三行，签上写信人的名字，中间的空行留做手签写名之用，打出的签名正体可以清楚地显示是谁写的信。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
∙例如：
∙Yours faithfully,
∙Doris Fergoson
∙Doris Fergoson
∙(Manager)

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