论企业档案管理信息化建设
论企业档案管理信息化建设
作者：张静
来源：《中小企业管理与科技·中旬刊》2015年第01期
        摘要：随着企业信息化建设的发展，局域网及办公自动化系统的全面普及应用，档案管理信息化就成为一种必然。档案管理信息系统的建立有利于实现档案信息储存的数字化、档案信息传递的网络化、档案信息开发的智能化和档案信息服务的远程化，使企业档案信息在企业工作中显现出其潜在的价值。加快完善档案信息化进程，有利于提高企业档案管理运作效率，降低企业人工成本，促进企业档案管理更好更快发展。
        关键词：档案管理 ;信息化 ;发展
        计算机信息化时代的到来以及网络技术的发展和广泛应用，为企业档案管理信息化建设提供了技术支持，让企业档案管理逐渐告别纸质化管理。企业档案管理信息化建设不仅顺应了时代的需要，朝着新的方向又好又快的发展，最重要的是企业节省了人力财力，同时也为低碳环保事业做出自己的一份贡献。
        1 企业档案管理现状
        1.1 目前有的企业的档案管理还停留在完全纸质档案，有的企业处于半纸质化档案，有的企业却在领导的长远考虑和重视下，与时俱进，全面推进信息化建设，档案管理已经全面进入信息化轨道。各个企业档案管理方面已经形成了差距。
        1.2 实体档案特别是纸质档案不仅耗费大量纸张，形成一种浪费，不符合环保要求，且保存难度大。部分纸质档案因为年代久远，查阅频繁，出现纸张发黄变脆，边角磨损，图片模糊等现象，不利于档案的长久保存。
        1.3 实体文件的收集与归档没有完整的信息系统支持，全部人为主观的因素在里面。就档案收集为例，档案管理人员多数情况下只是接收，而并不是去每个部门调查催要。如果部门负责人因为档案意识不强或者档案知识欠缺没有向档案室递送资料而造成后面需要档案资料却提取不成功。档案归档方面，归档的条件是否满足也是人为决定，这样的话难免造成疏漏。
        1.4 实体化档案特别是纸质档案的查阅也存在很多问题，例如，并发查阅（多人同时查阅同一文件）的问题，查阅过程中文件的毁坏，缺失，毁坏等等问题。同时，实体档案的查阅对文件的保密性造成严重威胁，一旦保密且重要文件内容泄露，会给企业带来严重的后果。
        1.5 随着企业大发展，档案的数量和类别也与日俱增，档案借阅给档案管理人员造成很大的工作量与出错概率。
        2 企业档案管理信息化的理论指导
        在《全国档案事业发展“十五”规划》中，提出全国档案信息化建设的指导思想是：以理论和“三个代表档案可以放在自己手里么”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。而且，在《全国档案事业发展“十二五”规划》中，肯定了前面的成绩，继续把档案管理信息化建设作为主要任务并不断加强。2002年下发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务，提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，在企业信息化建设中具有重要的指导作用。
        3 企业档案管理信息化的意义
        3.1 对管理人员的意义 ①档案管理不再费时费力。数据只需一次录入可以多次利用，档案库中的信息需要统计时可以自动统计。②检索查询更为方便。可以提供多种查询手段，档案管理员可以选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。公司其他人员也可以根据档案管理权限自行查阅档案信息，提高了保密性。③档案的查阅工作更加可控。对国企不换的借阅者进行有效的催促。
        3.2 对部门的意义 ①有效地进行档案的收集工作。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动，档案的分类，整理需要付出辛苦的劳动，没有一个好的信息化系统，档案的收集和整编是零星和不完整的。②有效地为决策服务。文书档案包括发文和收文，都是领导决策的具体体现，所以档案的信息化建设可更好地为档案的再利用和领导决策提供依据。③让档案室变为公司内部的信息中心，也让员工更好地查阅一般档案。
        3.3 对于公司的意义 ①更好地收集和管理档案。企业档案是一个企业在企业活动中直接产生的依法归档的具有保存价值的文件和材料，是企业历史活动的原始记录，特别对于收文和发文文件来说，实行档案信息化管理后，必将更好地收集和管理这种信息资源。②发提高利用率。一般单位形成的档案要经过一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要
求上是最多的，在这个过程中不可避免地会造成文件的损坏，档案管理信息化可以解决这一问题而且解决档案的并发查阅。③解决档案损坏、丢失的问题。靠人工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免地会造成档案的损坏和丢失。④形成完整的档案信息网络。纸质档案不能形成信息网络，对于档案管理、统计，查阅，借阅都造成很大不便，大大降低了工作效率。档案管理信息化可以使得这一切形成一个完整的信息化网络。
        档案管理信息化建设需要高素质的人才，需要档案管理专业和计算机技术专业的双人才，只有这样，企业在档案管理信息化建设中才能越走越远，越走越好。在当今这个信息化时代，信息化和网络的发展使得企业档案管理必须走信息化这条路，这是一种必然。
        参考文献：
        [1]路鑫.刍议企业档案管理的信息化建设[A].档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C].2012.
        [2]韩雪.企业档案管理信息化研究[J].商场现代化，2014（08）.
        [3]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2014（08）.

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