档案管理的来源原则
档案管理的来源原则
一、来源原则的含义
来源原则的基本含义可概括为：尊重来源,尊重全宗的完整性,尊重全宗内的原整理顺序。具体是指,档案馆在整理档案时,应首先根据来源标准整理档案,将同一来源的档案组织成一个有机整体;维护全宗的完整性,同一全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不能混淆;在全宗内,应尽量保持文件形成机关的原始整理顺序。这是因为,文件形成机关的文书和档案人员最为了解文件的形成过程和内在联系,因此,他们对文件档案的整理体系能够最为确切地揭示档案形成的历史原貌。档案馆人员应该尊重这种原整理体系,充分利用原有的整理基础,最大程度地保留档案最初的整理状态,实现档案的原始记录性功能。
二、来源原则的形成与发展
来源原则从其产生到发展经历了如下几个阶段：起源、正式形成、理论论证与国际认同、国际化发展、遭遇挑战与重新发现。
(一)尊重全宗原则——来源原则的起源
来源原则产生于近代的法国。法国大革命胜利以后,根据国民议会1790年颁布的《国家档案馆条例》建立了法国国家档案馆,国家档案馆负责保管国民议会的文件,以及国家机关和地方机关的重要文件,馆藏来源广泛,内容复杂。国家档案馆成立之初,主要沿用了事由原则即根据档案文件的内容联系对馆藏档案进行分类整理,根据第一任馆长阿曼·卡缪和第二任馆长皮埃尔·多努的整理方案,将馆藏档案分为立法、行政、历史、地形测量、财产和司法六个部类,其下再分为24个主题类别,即所谓的“卡缪-多努分类法”。事由原则在馆藏数量和种类较少的情况下,基本可以胜任馆藏整理的需要。但随着国家档案馆馆藏数量和种类的增加,成分和内容的复杂化,卡缪-多努分类法暴露出了不少问题。按照档案文件的内容进行分类和整理,势必将同一机构来源的档案分散到不同的类别中,打乱了档案之间的来源联系,给管理和利用工作带来不便;同一档案文件可能涉及好几个类别,而且类是无法穷举的,因此,往往陷入无类可归和无以归类的困境,这些日益突出的问题给国家档案馆工作带来了极大的混乱。法国国家档案馆逐渐认识到事由原则的弊端,开始寻更佳的档案整理方案,“尊重全宗原则”由此应运而生。1841年4月24日法国内政部长杜卡特尔发布了第14号通令《关于各部和各地区档案整理与分类的指示》,首次提出了“尊重全宗原则”。“尊重全宗原则”要求将来源于特定机构(包括一个行政机
关、一个公司或一个家庭)的所有档案组成一个全宗,全宗内的文件按照主题进行分类,在主题类别下再按年代、地区或字母顺序整理,同一全宗的文件不得与其他全宗的文件相混淆。同年的6月8日,在法国内务部档案委员会召开的一次会议上,著名的古文字学家瓦里(1805—1866年)对“尊重全宗原则”进行了论述,他认为,“按全宗进行总的文件分类是唯一切实可行的办法,它保证能够立即实现一种系统的、统一的顺序。这种分类办法有以下优点：首先,它比其他的办法容易实行,因为它只需确定文件的来源,把同一来源的文件归拢到一起;其次,在大多数情况下,这种分类都是简便的,因为它只需要再现原看管者的顺序。……如果不遵循这种方法,而按照事物的性质提出一种设想的顺序,那就会使这些优点全部丧失”。
“尊重全宗原则”的提出在世界档案事业史上具有划时代的意义,它改变了各国以事由原则管理档案的传统办法,很快被大多数欧洲国家的档案工作和历史学家所接受并继续加以发展。“尊重全宗原则”是来源原则的起源,它将来源联系作为整理档案的首要标准,强调将同一来源的档案以全宗的形式组织在一起,使档案整理与图书整理从本质上区分开来,体现了档案的本质属性。
(二)登记室原则——来源原则的正式形成
1874年,冯·西伯尔任普鲁士国家机密档案馆馆长以后,研究了法国使用多年的“尊重全宗原则”,认为这一原则的实质在于把档案按其来源进行整理和分类,于是正式提出了来源原则。此后,普鲁士档案人员经过实践,于1881年提出了适合本国国情的“登记室原则”。“登记室原则”的主要内容是：机密档案馆整理档案按照来源进行;每一个机关一旦开始移交文件,就要立即指定一部分库房专放该机关的文件。在这部分库房内,官方文件要保持它在有关机关官方活动过程中获得的原有顺序和标志。“登记室原则”与“尊重全宗原则”一样,都强调尊重档案的来源,将同一来源的档案组成全宗。两者的不同之处在于全宗内的分类方案不同,“登记室原则”强调要保持原机关的文件整理顺序和体系,而法国的“尊重全宗原则”则在全宗内按主题重新整理。相比之下,“登记室原则”更加严格地体现了档案的来源联系,是对“尊重全宗原则”的继承和发展。
(三)《荷兰手册》与1910年布鲁塞尔大会——来源原则的理论论证和国际认同
1898年,荷兰的三位档案学家缪勒、斐斯和福罗英合作出版了《档案的整理与编目手册》(又称《荷兰手册》)一书,对来源原则进行了理论论证。该书全面系统地阐释了全宗的定义、性质和全宗内档案的整理特点,强调全宗必须由同一形成机关的文件组成,全宗是一个有机的整体,一个完整的全宗应独立保存。同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混淆。全宗
档案可以放在自己手里么内档案的整理系统必须以全宗原来的编制为基础。《荷兰手册》的出版和传播使来源原则在世界范围内产生了广泛的影响,并最终在1910年召开的布鲁塞尔图书与档案人员国际大会上被确认为档案专业的基本原则。这次大会标志着来源原则取代了事由原则成为档案管理的基本原则,并为来源原则的国际化发展拉开了序幕。
(四)来源原则的国际发展
20世纪二三十年代来源原则在欧美得到了广泛应用。英、美、德、苏联等国结合本国档案管理的实践,接受、运用并发展了来源原则。
1.英国的“档案组合”和美国的“文件组合”
法文的全宗一词“Fond”在英语中没有对应的词汇,英国和美国分别提出了档案组合(Archive Group)和文件组合(Record Group)的概念。英国档案学家詹金逊在其专著《档案管理手册》中提出了档案组合(Archive Group)概念,档案组合的基本含义是：由一个组织完整、独立的行政机关在工作中积累起来的文件的集合。这个行政机关必须是一个本身组织完整,不需借助任何其他权力就能独自处理通常所遇到的每一种事务。在“档案组合”内,文件按照原来的顺序整
理。美国的文件组合(Record Group)是指一种有组织联系的文件实体,这种实体建立在来源的基础上,同时特别尊重有关机构和组织的文件与档案的行政史、复杂性和数量。美国的文件组合不同于英国的档案组合,产生文件组合的政府行政单位不像英国档案组合要求的那样必须是完整的和独立的,它可以是独立的机关,但也可以是较大的政府机关的组成部分。一般来说,文件组合是由政府一个局级行政单位的文件组成的。在大多数文件组合之内,根据单位隶属关系或职能可包含若干分组合(sub-group)、文件系列(series)、案卷(file)和文件(record)。
2.德国的自由来源原则
德国档案学家布伦内克对来源原则作了修正,在1953年出版的《档案学——欧洲档案工作的理论与历史》一书中提出了“自由来源原则”,也称为档案体原则。所谓自由来源原则是指摆脱登记室原则和荷兰全宗原则的约束,兼顾来源和事由两种因素,把档案全宗作为有机体重新加以组织。布伦内克的来源思想不是只保持固定的来源,而是把来源和事由配合成一种相当的比例关系,建立一种两者之间的综合体,在这种意义上可以把来源原则解释成在来源共同性的基础上的事由共同性。布伦内克的自由来源原则开拓了人们的思想,启发人们从现代档案的实际去确定档案整理的原则,但他提出的来源和事由之间的比例关系难以理解和把握。

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