科研经费各项业务报销所需材料等有关事项
科研经费各项业务报销所需材料等有关事项
1科研经费各项业务报销所需材料及注意事项
1.1设备
(1)报销需要的哪些材料
(按业务流程后次序,借款时只需要提供1-6项)
采购申请表
采购金额达到5万元(含)以上,登录信息门户采购系统”,进行采购申请;
②仪器设备申购单
购买通用设备(如台式机笔记本电脑传真机一体机打印机照相机等),登录信息门户“网上竞价”系统,进行采购申请;
外转经费审批表
转出金额达到1万元(含)以上,登录信息门户 “科研审核”,进行填报;
④购销合同
国内单次购置1万(含)以上需要(购置进口仪器设备时商务合同和代理进口合同
大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万(含)以上时,登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写;
⑥网上预约单借款单或报销单)
登录信息门户财务平台”填写;
⑦发
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据;若采购国产设备建议取得增值税专用发票。
⑧代理手续费发票
购置进口仪器设备时需要;
固定资产报增单
登录信息门户中的“资产管理”进行填报。
(2)哪些购置属于设备费购置并需要填写固定资产报增单?
需同时满足以下三个条件
①单位价值1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上)。
②使用期限超过1年。
③在使用过程中保持原有实物形态的资产。
不能同时满足以上三个条件的配品配件,若与专用设备同时购置并与之配套,应纳入设备费报销,单独购置的配品配件,在材料费报销。
(3)使用设备那些注意事项?
①电脑打印机等通用设备认为是承担课题必须具备的基础条件,要按批准预算数量购买
设备费中设备购置费不能超预算,其他可在设备费总额内调剂使用
③设备租赁费只能租用外单位和单位独立核算单位的设备;
不能以外包的形式转出设备租赁费
经费审批表大额资金审批表在经费转出时需要,冲销借款时不需要再次提供
⑥使用科研经费研制组装的产品,如科研项目合同有约定须将相关仪器、设备移交给委托方的,报销时必须先入学校固定资产账,移交时按照项目合同和设备实际移交清单办理固定资产报废手续
1.2材料
(1)报销材料需要的材料有哪些
(按业务流程后次序借款只需要1-5项
采购申请表
采购金额达到5万(含)以上时,登录信息门户采购系统”,进行填报;
外转经费审批表
转出金额达到1万元(含)以上,登录信息门户 “科研审核”,进行填报;
③购销合同
单次购买金额达到1万(含)以上
大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万(含)以上时,登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写;
⑤网上预约单借款单或报销单)
登录信息门户财务平台”填写;
⑥发清单
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据;清单加购销单位发票专用章(办公耗材清单需通过开票系统打印并加购销单位发票专用章);
材料验收单
在财务部国资办领取
(2)使用材料那些注意事项?
、合同及验收单齐全,验收单相关人员审批手续完备;
办公耗材只有在预算明确列示的情况下才可报销
经费审批表大额资金审批表在经费转出时需要,冲销借款时不需要再次提供
1.3测试化验加工费
(1)报销测试化验加工费销需要的材料有哪些
(按业务流程后次序借款只需要1-6
采购申请表
采购金额达到5万(含)以上时,登录信息门户采购系统”,进行填报;
外转经费审批表
转出金额达到1万元(含)以上,登录信息门户 “科研审核”,进行填报;
③测试合同
单次金额达到1万(含)以上时;
大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万(含)以上时,登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写;
⑤网上预约单借款单或报销单)
登录信息门户财务平台”填写;
⑥情况说明
测试单位在国外时需填写情况说明,并由学院负责审核(情况说明书可登录财务部网站“下载中心”下载)
⑦发
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据;
⑧测试清单
测试清单需加销售单位发票专用,(1000元以上需要)或测试报告(结果)。
(2)使用测试化验加工费那些注意事项?
合同、发票、测试报告的单位与收款单位一致
②必须在校外或校内独立核算具有测试资质的单位测试
经费审批表大额资金审批表在经费转出时需要,冲销借款时不需要再次提供
1.4燃料动力费
(1)报销所需提供的材料与报销材料费相同
(2)使用燃料动力费那些注意事项?
①科研项目使用的水、电、汽油等作为燃料动力费,需写材料验收单,报销内容写明燃料动力费用油等,先在材料费”中报销,结题写决算报表时所报燃料动力费用填入“燃料动力费办公耗材有那些”科目
②以分摊方式提取的水、电、气等使用费计入“燃料动力费比例方式提取的水、电、气等使用费计入“间接费用”;
③出差自驾车用油计入“差旅费”。   
1.5差旅/会议/国际合作交流费
(1)报销外埠出差费需要哪些材料?
①差旅费预约单
登录信息门户中财务平台”填写;
乘坐各类交通工具的发票
汽车票、火车票出租车票自带车产生的过路过桥费、加油等小票据需用1/2大小A4纸按来回路线粘贴、住宿、会务费发票
有特殊情况需要出具的各类情况说明书
登录财务部网站“下载中心”下载“合肥工业大学报销情况说明书”进行填写。如:以下情况需要说明
因健康原因及其他突发事项等情况,科研经费经项目负责人审批同意,可按上一级别人员选择乘坐交通工具的说明;因特殊情况需超标准住宿,事先向单位负责人申请,事后由单位负责人审批的书面说明。
关于出差票据不完整的说明
来回交通票据不完整的,需本人出具情况说明并承诺真实性,由部门(项目)负责人审批认可后,财务部门凭有效票据据实报销交通费;
节假日免过路过桥费时自带车进行科研出差的,提供的住宿发票上需标明住宿时间,出差人说明情况并承诺真实性,由项目负责人审批认可后,才能领取差旅费补助(其他时间只有住宿费发票无出差时间证明,不得领取出差补助);

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